Plano de comunicação: veja como montar e aplicar em sua empresa

Essencial para a definição de metas e estratégias de uma organização, um plano de comunicação é a principal ferramenta utilizada na elaboração de metodologias e processos para alcançar os melhores resultados de uma empresa.  

Por meio da pesquisa das tendências do mercado, estudos e análises dos valores da companhia, determina-se o caminho ideal a ser percorrido pela comunicação corporativa. A partir disso, é feito um planejamento para que as necessidades da organização diante do seu público de interesse sejam supridas.  

Existe ainda a preocupação de como as informações serão transmitidas, já que um dos objetivos do planejamento é fortalecer as ações positivas do negócio. Ou seja; a reação dos receptores das mensagens passadas é o elemento fundamental para identificar o que deve ser modificado ou mantido.  

Contudo, um plano de comunicação só se fará eficaz caso haja a total compreensão dos seus conceitos, formas de execução e etapas de desenvolvimento.  

O que é o plano de comunicação

Podemos definir o plano de comunicação como uma metodologia elaborada para atingir o público-alvo de uma companhia mais diretamente, utilizando canais como a publicidade e o e-mail marketing. Para isso, primeiro há a preocupação em determinar quem são os consumidores, quando interagir com eles e como a mensagem deve ser transmitida.

Ele é usado como um guia de desenvolvimento de ações de mercado das empresas. E passa constantemente por mudanças e atualizações à medida em que o público determinado também se modifica.

Todo esse processo é realizado a partir do endereçamento dos seis elementos básicos da comunicação; definir o público-alvo, as informações chaves que precisam ser articuladas, o tempo ideal para entregar a mensagem à audiência, o esclarecimento do que se deseja alcançar com a estratégia, os veículos de comunicação mais eficazes para propagá-las e a escolha do remetente da mensagem.

A criação e desenvolvimento de um plano de comunicação não é tarefa simples. É por essa razão que uma consultoria precisa ser executada periodicamente, a fim de diagnosticar os riscos, as oportunidades e apresentar as possíveis melhorias.  

Como fazer um plano de comunicação

Para que o plano de comunicação seja aplicado de maneira eficaz, é preciso elaborar um roteiro que deve ser seguido à risca. Dividido em etapas, a primeira delas é analisar as forças externas; uma breve análise dos fatores que podem influenciar os resultados da empresa, como condições econômicas, clima político, estabilidade do mercado, questões culturais, entre outros.

Em seguida, deve-se detalhar o histórico da companhia — sumarizar os dados mais importantes, alinhados com dores e comportamento de clientes — e especificar o segmento de mercado em que se encontra; estudar a concorrência, evolução, sazonalidade, localização etc.

Posteriormente, é preciso determinar o público-alvo; realizar uma ampla pesquisa do perfil do consumidor e avaliar quais são as suas convicções e qual a percepção ele possui da empresa em questão. Diante desse cenário, chega a necessidade de estabelecer os objetivos de comunicação; deixar claro quais são as intenções da mensagem transmitida ao público.

Concluída essa etapa, passa-se para a elaboração, de fato, da mensagem; o que será transmitido para que os objetivos sejam alcançados. É imprescindível definir o conteúdo, a estrutura e o formato da mensagem. Seguidamente, selecionam-se os meios de comunicação; quem será o porta-voz, quais serão os veículos de transmissão e quando isso será feito.  

Durante cada etapa é necessário analisar, mensurar e calcular impactos que o plano de comunicação traçado pode gerar.

Etapas e exemplos de um plano de comunicação

Depois de montar um roteiro estruturado e concluir suas fases, chega-se ao estágio de aplicação do plano de comunicação, dividido em sete etapas básicas e fundamentais.  

1. Análise da situação

Estágio em que são colhidas as informações essenciais sobre o posicionamento da empresa em relação aos seus concorrentes. Por meio de uma análise SWOT, por exemplo, avalia-se as principais forças, fraquezas, identifica-se os maiores competidores, entende-se a estrutura mercadológica, quais fatores influenciam esse ambiente e os objetivos almejados.

2. Orientação estratégica

Determina-se o que a organização pretende alcançar com os planos de comunicação, fixando metas realistas, mensuráveis e limitadas ao tempo — SMART. Caso o objetivo traçado não possua alguma dessas características, não será possível identificar se a meta foi atingida e reconhecer os aspectos que precisam de melhorias.

3. Escolha dos meios

Momento de selecionar as ferramentas que serão usadas para alcançar as metas estipuladas, considerando os recursos financeiros disponíveis e a concorrência. Por exemplo: o uso do telemarketing possibilita a venda consultiva ao telefone ou a qualificação de clientes; as redes sociais permitem uma aproximação direta com o consumidor e com os clientes comerciais.

4. Orientação criativa

Essa fase consiste na elaboração da mensagem. É o estágio em que se descobre em qual formato ela será mais eficaz; o que a tornará mais convincente caso seja propagada em formato impresso? Se o meio digital for o canal escolhido, quais elementos trarão mais credibilidade ao seu porta-voz? São questões fundamentais para garantir que os meios de comunicação selecionados veiculem a mensagem eficientemente.

5. Realização técnica

Em um determinado momento, surge a necessidade de fazer testes. Verificar a eficácia do plano de comunicação em uma parcela representativa de consumidores. O intuito dessa fase é descobrir como a estratégia será recebida em grande escala. Posteriormente, são feitas correções e ajustes finais para que a ação possa ser executada com uma projeção maior.

6. Preparação do orçamento

Durante a elaboração do orçamento, uma análise de todo o plano de comunicação determina se há compatibilidade com os recursos financeiros da empresa. Caso exista uma limitação de verba, a recomendação é priorizar as ações que vão contribuir de maneira mais otimizada e eficiente para o alcance dos objetivos.  

7. Avaliação dos resultados

A etapa final consiste na avaliação dos resultados para averiguar se, de fato, as metas definidas foram cumpridas. Essa análise também é usada para identificar como o público reage aos estímulos recebidos.Caso os resultados não tenham sido satisfatórios, determina-se as alterações de percurso necessárias.

Um plano de comunicação é indispensável para qualquer empresa. Ele age como um fator de influência no desempenho e sucesso do negócio. Tão importante quanto o plano é o seu entendimento e compreensão de como deve ser seguido. Para isso, a sua apresentação deve ser simples, clara e objetiva.

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