As Várias formas de Divulgar sua Empresa em Eventos Corporativos

Eventos Corporativos são qualquer forma de evento, hospitalidade ou atividade social que é organizado ou financiado por uma entidade empresarial.

De fato, com uma definição tão ampla, o público-alvo para eventos corporativos pode ser igualmente amplo, incluindo, mas não se limitando a:

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• Funcionários;
• Membros do conselho;
• Partes interessadas;
• Clientes / parceiros;
• Potenciais clientes;
• Investidores.

O que são os Eventos Corporativos?

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Primeiramente, as empresas organizam eventos por vários motivos.

Então, elas podem querer educar, recompensar, motivar, comemorar, marcar fatos importantes, gerenciar mudanças organizacionais ou incentivar a colaboração.

Seja qual for o motivo, existe uma solução para cada tipo de evento.

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Um relatório recente de 2015 sugere que a indústria de eventos do Reino Unido vale £ 39,1 bilhões com mais de 1.301.600 eventos por ano, com uma proporção significativa deles sendo eventos corporativos. 

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Portanto, como você pode imaginar, com uma quantidade tão grande de eventos, eles terão muitas formas.

Abaixo está uma breve descrição dos formatos mais populares para eventos corporativos. Confere aí:

Tipos de Eventos Corporativos

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1. Conferências

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As conferências, geralmente, duram no mínimo um dia e são usadas por empresas para fornecer informações a um público específico. 

Frequentemente usados ​​como uma ferramenta para educar e motivar os participantes, eles também são uma oportunidade para aumentar a colaboração e envolver o público.

Logo, as conferências têm vários palestrantes principais e várias áreas de descanso, onde ocorrem sessões mais aprofundadas sobre tópicos específicos.

As conferências são um formato popular para eventos corporativos, pois podem ser adaptadas para atender a várias partes interessadas, incluindo funcionários, clientes, revendedores, etc.

Então, elas também fornecem uma oportunidade para o público-alvo a ser absorvido pela marca.

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2. Feiras / Exposições

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São grandes eventos específicos do setor, nos quais as empresas alugam um espaço, dentro da área maior do evento, para promover seus produtos ou serviços a clientes em potencial. 

Em alguns casos, uma empresa pode ser a organizadora geral ou anfitriã de uma exposição . Mas é mais comum que as empresas compareçam a eles como expositores. 

Como expositores, uma empresa frequentemente exigirá materiais promocionais, equipes de vendas motivadas e eficazes, estandes de exposição, um método exclusivo de atrair e envolver os participantes em seu estande, etc.

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3. Prêmios / Jantares de Gala

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Embora sejam dois tipos diferentes de eventos corporativos, eles geralmente são realizados em uníssono.

Logo, as cerimônias de premiação podem ser usadas de várias maneiras.

Se organizados por uma empresa, eles podem recompensar e motivar funcionários, fornecedores, revendedores e clientes, fornecendo prêmios em várias categorias para reconhecer realizações. 

As empresas também patrocinam regularmente e inscrevem prêmios do setor para promover seus negócios, melhorar sua reputação e aumentar o conhecimento da marca.

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Os jantares de gala, que geralmente acontecem junto com as cerimônias de premiação, também podem ser organizados de forma independente para todos os grupos de público.

Geralmente, são uma oportunidade para alinhar sua marca mais de perto com os participantes e comunicar uma mensagem.

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4. Programas de incentivos

Os programas de incentivos geralmente podem ser uma combinação de tipos de eventos vinculados por uma campanha de teaser e são mais comumente direcionados a funcionários e revendedores. 

Então, eles podem começar com uma conferência de vendas, na qual as mensagens e metas de vendas são comunicadas ao público e lhes dá a oportunidade de aprender mais sobre o negócio e os produtos ou serviços.

Isso será seguido por uma série de comunicações aos participantes sobre um período de tempo geralmente em torno de um ano em que são lembrados dos objetivos finais e do que é necessário para alcançá-los.

O programa é normalmente concluído por um evento de viagem de incentivo em que parte ou todo o público é levado a uma experiência emocionante e única, muitas vezes esses são momentos únicos. 

Portanto, esses eventos podem ser ligados entre si em um programa conforme explicado acima ou podem ser usados ​​independentemente.

5. Eventos Corporativos de lançamento

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Os eventos de lançamento são bastante autoexplicativos e podem ser tão simples ou tão complexos quanto necessário. 

As empresas usam esses eventos para criar entusiasmo e gerar relações públicas em torno do lançamento de algo novo, incluindo produtos, serviços, edifícios / escritórios, etc.

Esse evento corporativo é direcionado a um público variado, clientes, imprensa, partes interessadas, funcionários, muitas vezes combinando uma experiência educacional com uma celebração.

Muitas táticas são usadas para elevar o perfil desses eventos e estender o alcance muito além dos participantes.

6. AGM / Reuniões da Empresa

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Normalmente, são eventos mais formais nos quais as principais partes interessadas, membros do conselho e acionistas se reúnem para discutir o desempenho dos negócios. 

Embora muitas empresas mantenham esses assuntos discretos, outras empresas vão usá-los como uma oportunidade para mostrar o sucesso dos negócios e uma oportunidade para recompensar e agradecer aos acionistas.

7. Congressos

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Os congressos são um cruzamento entre uma conferência e uma feira de negócios e geralmente são mais específicos a um tópico. 

É aqui que os especialistas de uma área irão discutir suas áreas de especialização (eles são um formato particularmente popular de evento corporativo nos setores de saúde e farmacêutico). 

Muitas vezes, as empresas enviam seus funcionários a estes eventos corporativos para fins educacionais e de investigação. 

Eles também são uma oportunidade para seus funcionários serem vistos como líderes em suas áreas, portanto são uma ótima ferramenta promocional. 

Frequentemente, eles oferecem oportunidades para as empresas exporem, lançarem produtos e patrocinarem áreas-chave.

8. Hospitalidade

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Geralmente, esse é o tipo de evento mais associado ao termo "evento corporativo" pelo público em geral. 

Eventos corporativos de hospitalidade são realizados para recompensar, incentivar e construir relacionamentos tanto internamente com funcionários quanto externamente com clientes e fornecedores.

Ele varia de um simples jantar a experiências VIP em eventos esportivos e shows musicais. 

Frequentemente, as empresas patrocinam um evento recebendo pacotes de hospitalidade e visibilidade da marca em todo o evento.

Isso pode acontecer em vários níveis, desde o clube de rugby ou time de futebol local até o patrocínio de uma grande marca em arenas esportivas.

9. Consolidação de equipe

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Os eventos corporativos de team building são voltados para os seus funcionários, embora existam situações em que também possam ser usados ​​para atingir públicos externos.

Geralmente assumem o formato de um desafio, exigindo que as equipes trabalhem juntas para superar ou entregar uma solução. 

Os eventos de desenvolvimento de equipes são ótimos para o engajamento dos funcionários, construção da moral, aumento da colaboração e motivação

10. Experiencial

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Os eventos vivenciais estão se tornando cada vez mais populares à medida que as empresas procuram criar um vínculo mais estreito com seus clientes. 

A ideia é envolver os participantes na marca e nas mensagens por meio de uma experiência divertida e inesquecível. 

Ao alinhar emoções positivas com sua marca ou empresa, os clientes têm maior probabilidade de querer investir em seus produtos ou serviços, pois se sentirão emocionalmente conectados a eles.

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Antes do seu evento corporativo começar...

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Sua agenda de marketing e programação de comunicação serão definidas por prazos para venda de ingressos, assinatura de palestrantes e / ou decisão de programas de eventos.

Aqui estão algumas regras gerais de cronograma que você pode seguir ao planejar sua estratégia de comunicação:

• Até 12 semanas (pelo menos) antes do evento, você deseja anunciar o evento;
• Passe as próximas 10 semanas (ou mais) executando sua campanha de marketing e trabalhando em uma estratégia para comunicar as informações necessárias. Lembre-se de que você não saberá todas essas informações de uma vez; ela chegará a você gradualmente, e você deve ser estratégico sobre quando liberá-la;
• Você precisará manter suas outras equipes organizadoras informadas sobre sua estratégia de comunicação para que possam enviar informações que você não teria compartilhado de outra forma;
• Na semana do evento, comunique toda e qualquer informação vital e compartilhe diretamente com os participantes.

Ferramentas de comunicação para eventos corporativos

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Agora você sabe o que comunicar e quando. Saber como comunicar essas informações de forma eficaz é muito mais importante, no entanto. 

Além de apenas anunciar informações, você deve envolver os participantes e envolvê-los em seu evento tanto quanto possível.

Aqui está uma lista de verificação para você, das ferramentas de comunicação básicas às avançadas.

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1. Noções básicas

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Evento na página do seu site

Isso ajudará qualquer pessoa interessada em aprender mais sobre seu evento a encontrar facilmente informações atualizadas em um único local. 

Os participantes em potencial provavelmente irão para esta página.

Marketing por email

Reúna os e-mails de seus participantes anteriores e atuais, bem como de seus apoiadores, para criar uma lista de boletins informativos. 

Certifique-se de construir uma campanha forte para apresentar e confirmar quaisquer headlines.

Mudanças de local ou workshops especiais que ocorrerão ao mesmo tempo em que apresenta a página do seu evento no site oficial para aumentar a otimização do mecanismo de busca.

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2. Redes sociais

Cada rede social serve como uma ferramenta diferente com um medidor para um público único. Quem são seus participantes? 

Se o seu evento se concentra em um público mais jovem, tecendo uma história rica em imagens, seus patrocinadores, fornecedores, palestrantes e temas podem construir um envolvimento sólido por meio do Instagram.

O público voltado para a tecnologia estará ansioso para compartilhar sua experiência com a hashtag de seu evento no Twitter.

• Twitter:  Independentemente de ser um evento de negócios ou não, o Twitter é um bom lugar onde você deseja apresentar um stream atualizado do que está acontecendo, pedir feedback, responder a quaisquer perguntas, compartilhar comentários interessantes e se envolver mais. Você pode familiarizar os seguidores com todos os oradores e identificadores oficiais dos anfitriões;
• Facebook: Se o seu público estiver no Facebook, é uma boa ideia definir seu evento como público para promover mais convites em toda a comunidade do Facebook e moderar comentários, fotos e vídeos compartilhados;
• Instagram: é um ótimo lugar para compartilhar sneak peeks de alta qualidade dos palestrantes, localização e qualquer coisa que evoque a história do evento. Certifique-se de utilizar sua hashtag de evento aqui.
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3. Aplicativo de eventos corporativos para celular

Se você ainda não usou um aplicativo de evento, ficará surpreso com o quanto um aplicativo de evento de alto nível pode ajudá-lo a se comunicar com seus participantes, indo além de fornecer uma agenda móvel e logística.

É importante selecionar o aplicativo de evento certo para seu evento, considerando os seguintes aspectos:

• Notificações push: Verifique se ele suporta notificações push para permitir que você envie anúncios para dispositivos móveis dos participantes, bem como seus e-mails.
• Bate - papo em grupo: um bom aplicativo de evento oferece suporte a um bate-papo em grupo para que sua equipe possa ter discussões internas e sincronizações antes ou durante o evento. Também será útil para os participantes se comunicarem entre si para organizar o compartilhamento de caronas de e para seu evento, compartilhar informações sobre atrações locais ou discutir tópicos que seu evento está cobrindo.  
• Conselho da comunidade: se o aplicativo fornece um Conselho da comunidade, você pode usá-lo para achados e perdidos, para incentivar os fornecedores a postar promoções ou vagas de emprego, envolver os participantes com atualizações oportunas sobre a atividade do evento e fornecer um lugar para eles comunicar.
• Rede de mídia social: é conveniente para os participantes se eles puderem postar sua experiência nas redes sociais diretamente por meio de um aplicativo de evento.
• Retenção de participantes: certifique-se de manter seu evento no aplicativo após o fim do grande dia e permita que você e seus participantes continuem a usá-lo para acompanhamentos pós-evento. Ter um canal de comunicação de longo prazo é importante, especialmente se você está tentando construir uma comunidade.
• Gerenciamento:  aplicativos de eventos são fornecidos junto com outras ferramentas de marketing como um sistema de gerenciamento all-in-one. Usar esse pacote será mais econômico e economizará tempo no gerenciamento de vários sistemas.
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Durante o evento
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Lembre os membros da equipe principal, incluindo o mestre de cerimônias e a equipe do local, para compartilhar todos os elementos da linha do tempo.

Dessa forma, todos poderão estar na mesma página e ter muito tempo para se preparar. 

Isso inclui agendar os tweets de abertura, anúncios ou enquetes ao vivo por meio de seu aplicativo de evento, possivelmente na noite anterior.

Com relação à comunicação com seus participantes, você precisará atualizá-los com as seguintes informações.

• Se você usa um aplicativo de eventos, gostaria de aproveitá-lo ao máximo. Se o seu aplicativo de evento oferece grandes benefícios para os participantes em termos de rede, ele naturalmente ajudará você a ter alta adoção do aplicativo e construir um bom canal de comunicação com os participantes.
• Lembre a todos da hashtag do evento, além de promover onde compartilhar e se envolver em seus canais de mídia social.
• Esclareça todos os intervalos, refeições, recepções e outras atividades fora do local por meio de anúncios, agendas impressas e / ou um aplicativo de evento.
• Compartilhe o que está acontecendo com aqueles que não puderam comparecer. Publique fotos, vídeos e citações fascinantes nas redes sociais, para que o seu público em geral se sinta envolvido.

Depois dos Eventos Corporativos
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• Agradeça a todos os envolvidos e conclua o evento. Se você usar uma apresentação de slides de fotos, é uma boa ideia exibir as fotos tiradas pelos participantes durante o almoço do último dia ou nos comentários de encerramento.
• Você coletou o feedback dos participantes de uma enquete ao vivo ou móvel antes / durante o evento? Você pode compartilhar esses resultados com os participantes.
• Se você não coletou feedback por meio de uma pesquisa móvel durante um evento, não é tarde demais. Você ainda pode criar uma pesquisa e enviá-la por e-mail dentro de 1 semana.
• Reserve um momento para considerar como você deseja que as pessoas compartilhem suas experiências depois e, talvez, capture todo o seu conteúdo em um álbum de fotos memorável para incluir nas páginas do evento ou um e-mail de agradecimento. Você pode pedir aos participantes que compartilhem quaisquer outras fotos ou comentários (com a hashtag do evento) nas redes sociais. Esse conteúdo é inestimável para sua marca.
• Além disso, é muito importante envolver os participantes após um evento, pois você deseja recuperá-los para os próximos eventos. Envie boletins informativos sobre este evento e o próximo evento dentro de 1 semana após o evento por meio de seus sites, e-mails, anúncios e  quadro de avisos fornecidos por um aplicativo de eventos e mídia social. Mantenha a conversa para aqueles que também não estavam presentes.
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