Eventos corporativos: tudo que você precisa saber

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Por Marketing

Os eventos corporativos estão entre os melhores momentos para que profissionais de diferentes empresas compartilhem conhecimento e experiências. São neles que, muitas vezes, grandes conexões são criadas e ótimas oportunidades de negócio nascem.

Sem dúvida, é preciso diferenciar-se cada vez mais para se destacar no mercado. É por isso que os eventos corporativos são tão importantes: eles unem a possibilidade de networking com o reconhecimento da empresa como referência.

Ao criar um evento, a marca ganha automaticamente uma dimensão espontânea, principalmente se ele for bem divulgado. Porém, um evento corporativo também pode ser útil para o lançamento de novos produtos e serviços, criando uma tradição na própria empresa. 

Os motivos para organizar um evento corporativo podem variar de empresa para empresa. Em pesquisa realizada nos EUA, foi constatado o seguinte:

  • 72% das empresas organizam eventos corporativos para aumentar o engajamento do cliente;
  • enquanto 28% das empresas organizam eventos corporativos para o aumento do engajamento dos funcionários, com a realização de treinamentos, por exemplo.

Se a sua empresa pensar em entrar nesse universo, este guia ajudará você a entender melhor os tipos de eventos corporativos. Leia e saiba como pensar e executar o seu planejamento para garantir o sucesso do evento que será realizado. Confira!

Sumário

O que é um evento corporativo

Pode-se definir um evento corporativo como uma experiência voltado a empresas, profissionais e instituições. Além disso, nesse formato, o objetivo principal envolve networking, troca de conhecimento, fomento às negociações e ao setor em questão.

Portanto, trata-se de um tipo de evento voltado ao conhecimento e direcionado a um público específico. Um seminário de Direito Trabalhista promovido por um determinado escritório de advocacia para profissionais da área, por exemplo, é um evento corporativo.

Da mesma forma, um evento de dois dias que reúna toda cadeia produtiva de determinado setor, promovendo palestras, workshops e rodadas de negócios, também se enquadra no conceito. 

Portanto, quando se trata de um evento corporativo, o importante é promover a interação e o conhecimento profissional.

Conheça os 11 principais tipos de eventos corporativos 

Embora tenha sido apresentada a definição do que é um evento corporativo, essa questão não se limita a poucas palavras. Na verdade, existem 11 tipos de eventos corporativos. Vamos conhecer melhor cada um deles?

1. Congressos

Esse é um dos tipos de eventos corporativos mais fáceis de serem compreendidos. Normalmente, ocorre em poucos dias — no máximo, uma semana — e reúne profissionais de referência de determinado setor. 

O objetivo principal aqui é a troca de conhecimento. Para isso, são programadas diversas atividades, tais como: 

  • palestras;
  • oficinas;
  • debates;
  • entre outros. 

Em um congresso sobre comunicação, por exemplo, pode haver um tema central e, a partir disso, a apresentação de vários trabalhos. Também podem ser criados vários painéis para subdividir o tema.

Os congressos têm um caráter mais científico, acadêmico e cultural. Por isso, inclusive, é muito comum entre os estudantes, mas também em entidades representativas, para promover o networking e debater sobre novidades da área.

2. Convenção

As convenções também são muito comuns entre os eventos corporativos. Embora sejam parecidos com os congressos, é preciso saber diferenciá-los. Na verdade, esse tipo de evento tem um foco menor na troca de conhecimento científico em si, sendo mais voltado para a troca de experiências.

Assim, as convenções são muito comuns entre empresas de diversos segmentos de mercado. Elas são uma forma de aproximar os diversos colaboradores que envolvem a marca ou até mesmo outras entidades.

Um exemplo de convenção foi o MAP 2.0, organizado pela Galderma, que apresentou as novidades e inovações relacionados ao tratamento de pacientes da Medicina Estética.

3. Seminários

Assim como os congressos, os seminários também são voltados à troca de conhecimento. Porém, eles têm uma vertente mais prática, pois as palestras tendem a estimular os participantes em diversas atividades.

Nos seminários também há uma característica marcante: o debate. Normalmente após as palestras e atividades, abre-se um espaço para a troca de ideias e exposição de dúvidas em volta do especialista que falou ao público.

No caso do seminário, é importante atentar-se ao tema, que deve ser bem definido. Além disso, os palestrantes também precisam ser considerados especialistas nos seus temas para obter um bom engajamento.

Um exemplo de Seminário de sucesso é o ID 360, organizado pela Buscar ID, que reuniu alguns dos principais nomes de Marketing e Vendas do Brasil, fomentando ricas discussões sobre o tema.

4. Workshops e oficinas

Na ponta da língua, “oficina” é a tradução de “workshop”. Mas você pode encontrar esse tipo de evento corporativo com ambas as denominações.

Como se pode imaginar, os dois exemplos referem-se a eventos corporativos nos quais o aprendizado e o desenvolvimento de certas habilidades e conhecimentos é o maior foco.

Normalmente, um workshop tem uma dinâmica diferenciada e é realizado em pequenos grupos. O objetivo é que o participante aprenda sobre e pratique aquela lição. Assim, a interação é muito maior!

Esses são eventos realmente voltados ao treinamento e podem ter vários intuitos. Um workshop de marketing de conteúdo, por exemplo, pode ensinar técnicas para aumentar o engajamento. Portanto, tem um caráter mais profissional, mas isso não é uma regra.

No geral, o ambiente em um workshop é menos formal, o que favorece também a interação. Por isso, é um ótimo momento para fazer novos contatos com pessoas do mesmo interesse. 

Quer saber mais? Temos um artigo completo sobre Workshops! Para acessá-lo, basta clicar AQUI.

5. Roadshows

Conforme o nome já diz, são eventos “on the road” — ou seja, itinerantes. Eles podem ser edições de um grande evento em várias cidades, por exemplo. Em geral, são eventos de um dia ou dois que passam por mais de uma localidade, normalmente visando divulgar algo. 

É muito comum em feirão de automóveis, mas também há outros exemplos. As feiras do setor de cosméticos ou calçados, por exemplo, que rodam o país todo.

Mesmo que esse tipo de evento corporativo tenha como objetivo divulgar algo, é preciso entender que ele deve ter uma atração a mais. Afinal, o “show” em seu nome não é por acaso. Por isso, deve ter algum atrativo além.

Um grande exemplo de roadshows são os eventos TED Talks, que já aconteceram em centenas de cidades do mundo inteiro.

6. Simpósios

Os eventos corporativos que normalmente têm um apresentador ou mestre de cerimônias são considerados simpósios. No entanto, eles precisam ter mais do que isso, como um tema principal a ser abordado para especialistas.

Normalmente, os participantes de um simpósio podem participar através de perguntas que são recebidas e repassadas pelo moderador. O evento também pode ocorrer em forma de debate como uma mesa-redonda.

7. Mesa-redonda

Embora também esteja presente em congressos, seminários ou simpósios, a mesa-redonda também é um tipo específico de evento corporativo. O que difere é que nesse caso não há mais explanações. Ou seja, o tempo é inteiramente dedicado ao debate e troca de ideias entre todos da mesa.

Também é comum a presença de um moderador nesse caso. Afinal, ele evita que o debate se perca ou saia do controle, o que muitas vezes pode acontecer.

A composição da mesa-redonda é formada por especialistas no tema que será tratado para aumentar o interesse dos convidados. Além disso, é possível que se abra oportunidade de o público participar com perguntas à mesa.

8. Feiras

As feiras caracterizam-se como eventos corporativos, principalmente quando voltadas à apresentação de serviços e produtos. Um evento que reúne fornecedores da área de decoração pelo fim de semana, por exemplo, é uma forma de divulgar e reunir o setor.

Ou seja, em eventos como esse normalmente comparece quem é exclusivamente interessado nesse tema. O objetivo é aproximar principalmente a cadeia produtiva, promovendo um networking com grande potencial. 

Por isso, é normal que tenha uma área de exposição onde todos podem acompanhar os expositores. As feiras também podem incluir oficinas e palestras. 

Além disso, em alguns casos há outras atividades paralelas como um seminário. O Rock in Rio Academy, que apresenta as novidades e inovações de um dos maiores eventos musicais do mundo, é um grande exemplo de feira como evento corporativo.

9. Treinamentos e cursos

Treinamentos também podem ser eventos corporativos, especialmente dentro da própria empresa. Nesse caso, os treinamentos costumam ser curtos e duram apenas algumas horas.

A ideia é tratar de algum tema específico. Assim, é possível melhorar a capacidade da equipe e aproveitar para promover a interação entre os colaboradores. 

Além disso, podem ser treinamentos variados — até mesmo para diminuir o estresse na equipe. Por vezes, um treinamento é realizado com algum especialista convidado. Porém, pode ser realizado por alguém da própria empresa que esteja em um cargo superior.

10. Palestras

Um dia de palestras pode ser muito enriquecedor. Afinal, elas podem ter vários temas e objetivos, sendo até mesmo motivacionais para estimular a equipe ou mais técnicas.

Além disso, vale considerar que elas podem ser fechadas ou abertas ao público. Tudo dependerá do que se pretende com as palestras — que não precisam estar ligadas diretamente à empresa, mas com foco no setor em que se atua.

O evento Crie o Impossível, que levou a experiência e o conhecimento do empreendedorismo a milhares de jovens de escolas públicas de Belo Horizonte, é um poderoso exemplo de palestra como evento corporativo.

11. Conferências

As conferências são muito características em eventos corporativos. Inclusive, elas são muito parecidas com reuniões, onde especialistas reúnem-se para debater por certo tempo.

É comum que esse tipo de evento tenha um mediador, ou conferencista, como esse profissional é chamado. Ele tem a função de mediar os debates, apresentando dúvidas do público.

Vale considerar também que conferências costumam ser destinadas a públicos mais fechados. Ou seja, audiências que realmente tenham interesse e conhecimento daquele assunto.

Um exemplo que podemos apresentar de conferência é o Connect Samba, que reuniu diversas empresas da área da tecnologia e da comunicação para discussões ricas sobre o mundo corporativo.

Como divulgar seu evento corporativo?

O planejamento de eventos corporativos de sucesso passa pela definição de ações promocionais, de marketing e comunicação, que agregam valor à proposta do evento.

Com essa percepção criada, é possível atrair um público cada vez maior e mais engajado com o evento que será realizado — o que é um grande passo para um evento diferenciado e de sucesso.

A seguir, listamos 4 dicas para a divulgação de eventos corporativos. Acompanhe!

1. Conheça os canais para divulgar o seu evento

Antes de decidir a melhor maneira de divulgar um evento, é importante conhecer os principais canais para a divulgação do evento.

Eles podem ser físicos, tais como:

  • revistas;
  • folhetos;
  • flyers;
  • catálogos;
  • jornais.

Ou virtuais / digitais, tais como:

  • redes sociais;
  • blogs;
  • landing pages;
  • sites;
  • e-mails.

Para decidir corretamente entre divulgar seu evento online ou offline, bem como qual é a melhor opção de mídia, você deve levar em consideração três fatores:

  • público-alvo;
  • tipo de evento; e
  • ROI/custo. 

A união desses três elementos poderá lhe indicar a melhor maneira e o melhor canal para divulgar o seu evento corporativo.

2. Conheça o público-alvo do seu evento

Você encontrará diversos canais de divulgação, tanto offline quanto online, para o seu evento corporativo. No entanto, a questão é: onde o seu público está? 

As maneiras apropriadas de divulgar o seu evento dependem do público que a sua empresa deseja atingir. Por isso, é fundamental conhecer as características do público certo.

Vamos supor que seu evento seja uma apresentação empresarial e o público-alvo esteja entre a faixa etária de 40 a 60 anos. Neste caso, o ideal poderá ser apostar em mídias offline — tais como anúncios na rádio, televisão e jornais — que contemplem meios de comunicação comumente utilizados por pessoas desta faixa etária.

Por outro lado, imagine o cenário de um evento com o público-alvo na faixa etária de 18 a 30 anos. Neste caso, explorar as redes sociais e divulgar em blogs poderá ser a opção mais barata e efetiva para atingir o público certo.

Lembre-se apenas de que é aconselhável divulgar em mídias distintas. Só tenha cuidado para não investir em recursos financeiros com baixo ROI (retorno de investimento). Isso acontece quando você opta por canais de comunicação que o seu público-alvo não utiliza.

Percebeu a importância de conhecer o seu público-alvo? Este é um dos erros mais comuns das empresas ao pensarem em como organizar eventos. Por isso, o canal escolhido está diretamente ligado com as características do público-alvo.

3. Estude o tipo de evento a ser organizado

O tipo de evento influenciará diretamente na maneira de divulgá-lo. Em um convenção de marca de roupa, por exemplo, como no caso da Reserva, a divulgação deverá ser moderna e impactar rapidamente o público.

Caso você opte por utilizar uma visita ou palestra de divulgação do evento, foque em criar um bom roteiro de apresentação. Afinal, a quantidade de conversões em participantes está diretamente ligada à apresentação.

4. Avalie o retorno sobre investimento (ROI) de sua divulgação

O objetivo ao divulgar um evento é atingir o público-alvo, gastar pouco e converter o máximo possível de participantes. Porém, um erro comum ao divulgar eventos é avaliar apenas o custo e não o retorno de investimento. 

Vamos a um exemplo prático:

  • ao divulgar a apresentação de um novo filme no cinema 6D na cidade, com valor da entrada de R$ 20, gastou-se R$ 5.000 e obteve-se um público de 400 pessoas. 

Veja os dados:

  • custo: R$ 5.000;
  • pessoas atingidas: 3 mil de baixo interesse;
  • participantes: 400 pessoas;
  • ganhos: R$ 8.000;
  • ROI: 60%;

Supondo que o custo acima tenha sido considerado baixo, vamos avaliar outra situação:

  • custo: R$ 10.000;
  • pessoas atingidas: 3 mil interessadas;
  • participantes: 2 mil pessoas;
  • ganhos: R$ 40.000;
  • ROI: 300%;

A Fórmula do ROI é: (Lucratividade — investimento) / investimento. Na segunda campanha de divulgação, em um primeiro momento, aparentou ser menos vantajosa e custosa. 

Contudo, pelo fato de atingir o público certo, obteve-se um ROI maior e, consequentemente, maior lucratividade. Por isso, em vez de avaliar apenas custos e investimentos, esteja sempre atento ao retorno sobre o investimento. 

Como prospectar patrocinadores para eventos

Definitivamente, estamos em um novo mundo e ele é baseado em dados. Diversas ferramentas gratuitas e de baixo custo — como o Google Analytics e o Facebook Audience Insights — oferecem acesso a uma quantidade de dados sem precedentes. 

Essas ferramentas — e a proposta de valor do seu evento — ajudarão você a planejar com precisão o valor do patrocínio a ser captado. Em outras palavras, os patrocinadores esperam que você utilize os dados do evento para sustentar que ele atingirá uma audiência qualificada e alcançará seus objetivos. 

Portanto, antes de começar a compilar uma lista de patrocinadores em potencial, reserve um tempo para conhecer os dados do evento e conhecer os detalhes demográficos dos participantes.

Como encontrar patrocinadores?

Atualmente, existem várias maneiras de encontrar informações sobre potenciais patrocinadores para eventos. O uso de motores de busca, redes sociais profissionais e fóruns especializados em eventos tornaram mais fácil encontrar potenciais patrocinadores.

Para ver se a empresa prospectada se ajusta à proposta de valor do seu evento, veja o site deste patrocinador em potencial, o perfil do LinkedIn e as páginas de rede social. Identifique quaisquer pontos de convergência entre o público de seu evento e da empresa para que você possa mostrar a eles que seu evento é uma ótima opção de investimento.

Conhecer bem um possível patrocinador antes de entrar em contato com eles pode economizar muito tempo. No entanto, o mais importante é que isso ajudará você a criar um argumento mais convincente na hora de enviar a sua proposta.

6 passos para captar patrocínio para eventos

1. Antes de abordar os possíveis patrocinadores

Como você viu, é preciso escolher bem as empresas que você convidará para que sejam as suas patrocinadoras. Prospectar uma quantidade de pelo menos 30 empresas, para serem abordadas com sua proposta, é uma ótima maneira de começar.

Faça uma ampla pesquisa de todas as empresas que possuem público alvo similar ao do evento que você vai produzir. 

Dica: Para otimizar essa etapa, evite perder tempo com empresas que não consideram a possibilidade de patrocinar algum evento e selecione, apenas, aquelas que já possuem políticas de patrocínio.

Após listadas, entre em contato com cada uma delas. Verifique qual setor você deve abordar e se há algum agendamento a ser feito para conversar sobre a possibilidade de uma “parceria”.

Enviar um e-mail, ser original e ser apresentado para as pessoas certas são atitudes que podem contribuir para o andamento do processo. Bons contatos também são essenciais para conseguir bons patrocinadores. Assim, invista no seu networking: conheça pessoas influentes da sua área e peça indicações.

2. Está na hora de apresentar a proposta para o patrocinador

Quando você for conversar com uma empresa sobre esse assunto é muito importante conhecer antecipadamente o perfil da mesma, quais são seus produtos ou serviços, quais os objetivos e o público-alvo do negócio. 

Com base nisso, você poderá montar um projeto que ofereça retornos realmente úteis ao patrocinador e, assim, interessá-lo.

Além disso, muitos pensam que falar de maneira formal e carregada de jargões agrega valor e credibilidade ao discurso, mas isso não é verdade. Afinal, o patrocinador está interessado nas vantagens da parceria e esse deve ser o foco da sua fala.

Ou seja, o conteúdo apresentado é muito mais interessante do que o formato no qual ele será apresentado. 

3. Na proposta de patrocínio para evento, fale de quem é você

O conhecimento e a confiança com que você irá se apresentar pode ser um fator decisivo para a tomada de decisão do investidor. Ninguém quer investir tempo e recursos em algo incerto. 

Portanto, para alguém aceitar ser patrocinador é preciso que tenha certeza da seriedade da sua produção de eventos e da capacidade que ela tem de alcançar suas metas. 

Dedique tempo e seja bastante profissional na hora de montar sua proposta e se apresentar.

Não esqueça de ser cuidadoso com a sua aparência e investir no seu knowhow. Um produtor de eventos deve transmitir ciência sobre o que faz para que o patrocinador acredite e compre a ideia.

4. Apresente o planejamento do evento

Para o patrocinador, o que mais interessa é saber o que ele ganhará em troca caso patrocine seu evento. Afinal, essa parceria só funciona se os dois lados tiverem benefícios. 

Então, explicite tudo o que você pode oferecer a ele como: mais visibilidade, aparecimento na mídia, promoção da marca, aumento de vendas, ganho de clientes e divulgação de produtos.

Depois de apresentadas as vantagens do patrocinador, mostre objetivamente como ele pode contribuir com o evento. Deixe claro quais as cotas de patrocínio você disponibilizou.

O ideal é que você receba incentivo financeiro, mas isso nem sempre é possível. Portanto, ofereça outras opções de recursos que o patrocinador poderá fornecer.

Tais como uma atração relacionada ao evento, impressão de banners ou cartões, lembrança aos convidados, notícias em veículos de comunicação entre outros.

5. Não se esqueça de falar de números!

Não adianta você fazer um ótimo planejamento, sério e viável, se ele não tiver uma apresentação que capte a atenção do possível patrocinador. 

Por isso, a apresentação do seu projeto deve ser clara, pontual, de modo que a pessoa possa ler rapidamente. Slides podem ser utilizados nesse sentido, pois demonstram que você se dedicou à preparação da apresentação. 

E, se a apresentação da proposta já foi feita com seriedade e profissionalismo fica mais fácil de o patrocinador acreditar que o evento será dirigido da mesma forma.

É importante detalhar nitidamente os custos envolvidos e mostrar um calendário bem elaborado de aplicação e retorno dos investimentos. Faça um orçamento detalhado para ajudar. 

6. Pós-apresentação: o que fazer?

Após a reunião com o possível patrocinador, ainda existem algumas atitudes importantes que você pode realizar, para garantir que ele participe do seu evento. 

Para fazer esse follow up, trabalhe dois fatores:

  • Seja atencioso e empático para que ele se sinta à vontade na hora de esclarecer todas as dúvidas e, por consequência, garantir que você tenha a oportunidade de responder às objeções que serão feitas;
  • Encaminhe materiais de apoio como flyers, fotos e novas apresentações. Deixe-o informado sobre os avanços da produção do evento e mudanças no planejamento.

Como montar a sua proposta de patrocínio para eventos 

O objetivo da sua proposta de patrocínio para eventos é descrever o que você discutiu em suas conversas exploratórias e demonstrar o valor que você pode oferecer a um patrocinador.

Aqui estão os componentes essenciais a serem considerados ao elaborar sua proposta:

Comece com objetivos

Comece por delinear os principais objetivos e iniciativas de marketing do patrocinador que você já discutiu e acordou. 

Confirme as medidas de sucesso e mencione brevemente o valor que seus patrocinadores obterão com essa oportunidade. Isso demonstrará que você tem os interesses do patrocinador no cerne da sua proposta de valor.

É hora do pitch de apresentação do evento

Depois de reiterar o que é mais importante para o patrocinador, é hora de apresentar sua oferta. 

Sua oferta deve estar alinhada aos objetivos do patrocinador e fornecer uma descrição detalhada do que eles receberão em troca, incluindo a forma como eles terão o retorno do investimento.

Incentive o feedback

A próxima seção da sua proposta deve solicitar feedback do seu patrocinador. Pergunte o que eles gostaram ou não em sua proposta, ou se eles têm alguma preocupação sobre o patrocínio. 

Isso convence o patrocinador a continuar negociando os termos da sua proposta e evitando as objeções a ela.

Peça uma resposta e dê um prazo

Os prazos criam o medo de perda no patrocinador em potencial, os incentivando a serem proativos em relação à sua resposta. 

Considere contar a um patrocinador sobre um desconto nas cotas de patrocínio para quem adquiri-las mais cedo. Também vale criar o sentimento de urgência dizendo que você já está discutindo oportunidades com um concorrente.

Como definir as cotas de patrocínio para seu evento?

Dependendo do modelo do seu evento as cotas de patrocínio podem superar a receita das inscrições ou ingressos. Isso é importante porque pode ajudar o organizador a cobrir seus custos fixos.

Desta forma, o primeiro ponto a ser definido é quanto o organizador pretende arrecadar com patrocínios. Após definir o valor, é preciso dividir esse montante em cotas de patrocínio, para facilitar as negociações.

Estas cotas precisam ser apresentadas aos patrocinadores em potencial. Por isso, na hora de nomear os pacotes, o mais comum é utilizar nomes de metais e minerais. Tais como bronze, prata, ouro, diamante, platina, titânio e etc. 

Mas nada o impede de optar por um modelo criativo e nomear seus pacotes de acordo com o conceito de seu evento.

Por exemplo, em um evento que se pretende arrecadar R$ 100 mil em patrocínio, é possível dividir as cotas da seguinte forma:

  • 1 cota ouro, com valor de R$ 20 mil;
  • 3 cotas prata, com valor de R$ 10 mil, cada, e;
  • 10 cotas bronze, com valor de R$ 5 mil, cada.

Para diferenciar os pacotes, podemos seguir os modelos:

esquema de cota de patrocinito
pacotes-de-eventos-coorporativos-1

Os 4 I’s dos eventos de alto impacto

Para garantir que o próximo evento corporativo de sua empresa seja bem-sucedido, é preciso se comprometer a torná-lo uma experiência memorável e poderosa.

Você consegue isso utilizando os 4 elementos-chave que identificamos como os 4 I’s de eventos impactantes:

  • inclusão;
  • imersão;
  • intimidade e
  • inspiração.

Ao manter cada um desses aspectos em mente, ao planejar os eventos corporativos de alto impacto em sua empresa, você produzirá uma experiência que efetivamente transmitirá uma mensagem aos presentes. Isso os envolverá de uma maneira que os inspirem a evoluir.

Conheça os 4 I’s de eventos corporativos de alto impacto:

1. Procure criar eventos inclusivos

Um público em um evento corporativo quer se sentir incluído, tanto fisicamente quanto psicologicamente.

Na era atual de tecnologia e inteligência artificial, as pessoas realmente preferem experiências personalizadas, ao lidar com empresas e marcas. O que significa que elas querem que seu evento seja personalizado para elas, e não algo genérico ou forçado.

Quando falamos de inclusão, em eventos corporativos, não necessariamente estamos falando de aspectos físicos.

Os participantes deste tipo de evento querem que suas necessidades sejam atendidas e que tenham algo a fazer enquanto estiverem lá. Algumas estratégias para incluir ativamente os participantes são:

  • Realize enquetes, pesquisas e pequenos testes durante o evento;
  • crie campanhas em redes sociais, por exemplo, com uma hashtag alusiva ao evento;
  • tenha uma opção virtual, para aqueles que não conseguem ir presencialmente ao evento;
  • incentive as pessoas a compartilharem fotos que tiraram do evento, em suas redes sociais.

2. Crie um evento imersivo para o seu público

Para que um evento corporativo consiga envolver a audiência é preciso conduzi-las para uma história que você está contando durante o evento.

Transportá-las para fora de suas rotinas diárias e criar uma realidade física ou existencial que pareça completamente nova é essencial.

Um evento pode ser imersivo de várias maneiras:

  • você pode manipular a iluminação ou a decoração para tornar o espaço diferente;
  • é possível oferecer experiências interativas que possam servir como uma demarcação simbólica ou física de que o espaço do evento é separado do mundo real; 
  • se for possível, você poderá pedir aos convidados que deixem seus dispositivos tecnológicos de lado, para que eles se concentrem no que está acontecendo no evento e deixem de lado o mundo externo.

A imersão ajuda a criar um evento de alto impacto, porque oferece uma experiência completamente diferente da rotina diária de um participante.

Esse aspecto também ajuda a remover distrações diminuindo a chance de a atenção dos participantes ser reduzida, durante o evento.

3. Crie um senso de intimidade (mesmo em eventos corporativos)

Há uma boa chance de que parte das apresentações que irá compor o evento seja baseada em dados e números.

No entanto, é difícil fazer com que um evento corporativo seja de alto impacto quando as apresentações dele concentram-se apenas na “frieza dos números”.

Por isso, permita momentos de conexão humana nos eventos corporativos de sua empresa. Isso ajudará os participantes a sentirem um vínculo pessoal com sua marca e a fidelizá-la.

Para promover a intimidade em seu evento, planeje atividades direcionadas simplesmente para a socialização ou aquelas que exigem interação entre pequenos grupos de participantes.

4. Não se esqueça do fator inspiração dos eventos de alto impacto

Para que o evento corporativo de sua empresa permaneça na memória das pessoas será preciso apelar para as emoções e não apenas estimular a mente da audiência.

Estudos recentes mostraram que as emoções têm impacto significativo na atenção, codificação e recuperação de informações. Por isso, concentre-se em criar um evento inspirador e não apenas informativo.

Não é preciso fazer um discurso que altere o mundo (como as apresentações de Steve Jobs ou de Martin Luther King) para criar um momento inspirador em seu evento.

Existem algumas maneiras mais simples para criar emoções e causar um impacto duradouro naqueles que participam de um evento corporativo.

Tais como:

  • organize concursos e desafios para animar e estimular a audiência do evento;
  • leve grandes palestrantes especializados em entregar mensagens emocionantes;
  • inclua depoimentos em vídeo de clientes que podem oferecer histórias de sucesso.

Como proporcionar uma experiência incrível para o público do seu evento

Não importa se o evento da sua empresa é uma simples confraternização, uma feira ou um congresso. Ele deve ser capaz de encantar e surpreender os convidados.

Experiências inesquecíveis ajudam na hora de fechar negócios, apresentar novos produtos e melhorar a imagem da marca.

Para alcançar esse resultado, alguns detalhes fazem toda a diferença como: informar corretamente os participantes, ter um discurso poderoso e investir em interatividade.

Mantenha o público muito bem informado

Não há nada pior do que chegar ao local de um evento e se sentir um peixe fora d’água, sem saber como será a programação completa, horário de início e término, quem serão os palestrantes…

Isso pode dar a impressão de desleixo e falta de cuidado por parte dos organizadores, além de prejudicar a experiência do público.

Para evitar que os convidados fiquem com uma imagem negativa da empresa, procure deixá-los muito bem informados.

E não estamos falando apenas de enviar comunicados com data e local alguns dias antes do evento. A sua equipe deve estar a postos antes, durante e depois do evento, pronta para ajudar o público e oferecer todas as informações necessárias.

Pré-evento

Não adianta organizar e planejar um evento da melhor maneira possível se a audiência não souber o que esperar na hora H. Os convidados precisam de tempo para se organizar e não ter contratempos.

Nos momentos que antecedem o evento, aposte em uma comunicação eficiente e que vá além de simplesmente informar a data, local e horário do evento.

Dê todas as informações relevantes para os participantes, como:

  • tipo de vestimenta recomendada;
  • se haverá estacionamento ou manobrista no local;
  • tempo de duração do evento;
  • se haverá ou não pausa para lanche, almoço ou jantar;
  • onde estão os acessos para pessoas com necessidades especiais;
  • cronograma do evento, com palestrantes convidados e atividades programadas.

Utilize todos os canais disponíveis para se comunicar com a audiência como: banners, campanhas de e-mail, página nas redes sociais, landing page, site e blog da empresa ou aplicativo do evento.

Comece a enviar os comunicados com antecedência (de algumas semanas, preferencialmente), de acordo com o cronograma estabelecido pela equipe.

Durante o evento

O grande dia chegou! Para oferecer boas experiências ao público é muito importante mantê-lo informado também durante o evento.

Certifique-se de que todo o espaço esteja bem sinalizado de acordo com prévio planejamento. Você não quer que as pessoas se sintam perdidas durante o seu evento, não é mesmo?

Logo na entrada do local, receba bem as pessoas oferecendo as principais informações como: localização dos espaços, se existem mesas ou cadeiras reservadas, onde estão os sanitários, além de reforçar a programação.

Divida a sua equipe e a posicione em locais, estratégicos, de fácil visualização. Ela deve estar disposta a dar informações e ajudar os convidados quando necessário.

Tomando essas precauções, será mais fácil garantir um público bem informado e satisfeito durante o evento.

Pós-evento

Se engana quem acha que o trabalho termina quando as luzes se apagam e as cortinas se fecham. Pelo contrário, existe muito trabalho a ser feito quando o evento termina.

O pós-evento é uma etapa fundamental para garantir que a experiência do público seja a melhor possível e estreitar os laços com clientes e fornecedores.

E isso envolve manter o contato com a audiência logo que a programação chega ao fim.

Envie comunicados para os participantes e agradeça por terem feito parte do seu evento.

Aproveite para enviar outras informações relevantes, como a forma de obter os certificados e quando os materiais utilizados durante as palestras, e workshops, serão disponibilizados.

Não se esqueça das fotos e vídeos feitos durante o evento! Bons momentos merecem ficar na memória.

Também é uma boa ideia aproveitar essa etapa para colher o feedback das pessoas.

Crie uma pesquisa de satisfação e peça para que todos identifiquem os pontos negativos e positivos.

Assim você terá uma noção real dos resultados alcançados e terá informações para guiar as próximas ações do setor de marketing.

Discursos que agregam valor

Uma parte fundamental de qualquer evento são os discursos. Eles são fundamentais para convencer, encantar e engajar a audiência, sendo importantes para a experiência do público.

Se a sua fala não é capaz de captar a atenção das pessoas, dificilmente a sua mensagem será assimilada. O seu discurso deve persuadir os ouvintes.

Quer um exemplo de discursos realmente poderosos? Todos os anos, pelo menos um premiado no Oscar entra para a história com falas de impacto. Como Viola Davis na cerimônia de 2017.

O público se emociona, fica engajado e verdadeiramente interessado pelo que a atriz tem a dizer.

Para se apresentar de maneira tão eficiente quanto as estrelas de Hollywood e conquistar o público durante o seu evento, planeje bem as suas falas. Aposte em um discurso fácil de ser compreendido com direito a começo, meio e fim.

E não deixe de ficar de olho nas reações da audiência. Elas são como um termômetro e indicam se o público está ou não engajado.

Um recurso que pode ajudar você a mudar de vez a sua forma de se apresentar é a Metodologia CDP.

Trata-se de uma metodologia patenteada pela Smartalk para construir um discurso assertivo e uma apresentação poderosa, baseada em três pilares:

Para conhecer mais sobre a Metodologia CDP e como ela pode transformar as apresentações de sua empresa, clique AQUI.

Interatividade

Estamos vivendo em um mundo cada vez mais conectado e interativo, onde a tecnologia desempenha um papel fundamental em nossas vidas.

E muitas empresas estão apostando na interatividade como uma forma de aumentar o engajamento de seus eventos.

As pessoas estão acostumadas com a rapidez das interações na internet e perdem rapidamente o interesse no que é banal ou comum.

O formato tradicional de eventos corporativos já não desperta a atenção com tanta facilidade. Assim, inovar com o uso da tecnologia durante as apresentações é essencial para fazer a experiência do público ser inesquecível.

Separamos alguns recursos para você aumentar a interatividade e o engajamento dos seus eventos e aumentar as oportunidades de negócios.

Aplicativos

Todo mundo tem um smartphone com acesso à internet no bolso. Que tal aproveitar disso e apostar em um aplicativo dedicado ao seu evento?

Os aplicativos de evento funcionam como um canal de comunicação com o público, agrupando informações importantes, como data, local, programação e lista de palestrantes.

Esses apps também estimulam a interação e o engajamento dos participantes.

Durante uma palestra, por exemplo, eles podem postar perguntas que serão exibidas em tempo real no telão e respondidas pelo palestrante. Ao longo do evento, os usuários também podem postar, curtir e comentar fotos e vídeos da apresentação.

E como o objetivo de muitos eventos corporativos é a geração de novos negócios, os aplicativos de eventos podem ajudar a conseguir o contato de potenciais clientes.

Workshops

Não há por que limitar a participação do público, mesmo em um evento corporativo. Permita que as pessoas sejam mais do que meros espectadores e interajam com os seus produtos e os especialistas convidados.

Organize workshops e dê oportunidade para que o público aprenda como os seus produtos funcionam na prática. Convide os especialistas a ensinarem e responderem as dúvidas das pessoas. Além de ser bem mais atrativo, você agrega valor ao seu evento.

Vídeos

O vídeo é uma das modalidades de marketing mais eficazes e é fácil entender o porquê.

Esse formato oferece muitas vantagens em relação aos outros tipos de conteúdo, principalmente porque reúne todos os itens que chamam a atenção do espectador, como palavras, sons e imagens.

Além disso, vídeos são divertidos, atraentes e fáceis de produzir e divulgar. Como eles se adaptam a todos os formatos e tamanhos de tela, podem ser vistos em qualquer lugar.

E você pode incluí-lo em seus eventos corporativos de diversas formas. Você pode acrescentar um vídeo com um teaser do seu evento nos e-mails enviados para os participantes ou em uma landing page, por exemplo.

E para aumentar ainda mais o alcance das suas ações, aposte também em transmissão ao vivo. Redes sociais como YouTube, Facebook e Instagram possuem funcionalidades dedicadas a isso.

Assim, você atinge um público ainda maior e permite que mais pessoas participem das suas palestras e workshops, e mesmo quem não puder comparecer poderá conhecer a sua empresa e os seus produtos. 

O resultado é um evento coeso, que agregue valor e cheio de artifícios que engajam a audiência. Fórmula perfeito para alcançar o sucesso. 

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