Organização de Eventos: Como se planejar para os eventos presenciais

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Por Smartalk

Fique por dentro de tudo o que você precisa para uma organização de eventos com segurança neste momento de pandemia e retomadas presenciais

Depois de um longo período de isolamento social total, por conta da pandemia causada pelo covid-19, é chegado o momento de empresas se organizarem para a retomada parcial dos eventos.

É claro que isso não acontecerá de forma rápida e sem um planejamento, afinal, precisamos nos adaptar aos novos protocolos de saúde e nos utilizar de recursos dos serviços online que vieram para ficar. 

A partir de quando acontecerá a retomada gradual dos eventos?

Se você está se perguntando sobre quando ocorrerá a volta dos eventos culturais, comerciais e esportivos, por exemplo, entenda que eles já estão em fase de teste de retomada desde meados de julho, e esta tende a se estender até o mês de dezembro, aproximadamente.

O Estado de São Paulo, divulgou um decreto no dia 04 de agosto flexibilizando ainda mais a questão do público nos eventos (vale conferir quais são os eventos que entraram nesta fase), que a partir do dia 17 deste mesmo mês será de liberação total, portanto sem limite de público.

Como realizar uma organização de evento com sucesso neste momento de retomada gradual? 

Para as empresas que tiverem dúvidas sobre como funcionará este processo de estruturação dos eventos, estabelecemos 5 dicas que serão fundamentais para que você tenha sucesso na hora da organização do seu evento. Vamos à elas: 

1 – Temática

Muitas pessoas ainda estão receosas quanto à volta dos eventos presenciais, então pense em uma temática relevante, diferenciada e que realmente instigue o seu público a querer participar do evento.

2 – Local

É muito importante que você analise o local em que fará a palestra, treinamento ou o que quer que seja. Dê preferência aos lugares mais espaçosos e ao ar livre.

3 – Vantagens/Benefícios

Que tal oferecer algo ao seu público? Mostrar que ele é importante para o acontecimento do evento e que terá um benefício ou vantagem indo até o local pode ser bem algo válido, principalmente agora neste início do presencial. 

4 – Programação

Deixe muito claro como funcionará a programação do evento. Esclareça dúvidas dos participantes e mostre com clareza que a empresa preza por colocar em prática os protocolos de saúde. Esta é uma excelente forma de estabelecer uma relação de cuidado para com quem for até o local. 

5 – Organização do evento:

No dia do evento, garanta que os organizadores estão 100% preparados para receber o público. Pelo fato de estarmos em uma fase teste, é imprescindível que tudo saia da melhor forma possível, até para que outros eventos possam ser realizados no futuro.

Quais são os protocolos de saúde recomendados na organização do evento para esta retomada gradual?

Dito tudo isso, é importante que você fique ciente sobre quais são os protocolos de saúde recomendados pela Associação Brasileira de Empresas de Eventos e União Brasileira dos Promotores de Feiras para que os eventos possam ocorrer neste momento da pandemia. Abaixo, organizamos em tópicos 10 pontos para você tomar como base quando for planejar o seu evento:

Limite de pessoas:

Estabeleça um limite de pessoas para o seu evento. Neste momento, é importante que você pesquise no site da prefeitura da sua cidade/estado para não ultrapassar o estipulado através de normas e não ter prejuízos depois.

Uso de máscara:

Uso de máscara obrigatório. Este é um método bastante eficaz de evitar a propagação do vírus (covid-19), portanto indiscutivelmente essencial.

Distribuição de máscara:

Ainda no quesito *Uso de máscara obrigatório*, se tiver um bom orçamento financeiro, coloque a distribuição de máscaras descartáveis no planejamento e já garanta a entrega delas para cada um que for participar do evento logo na entrada do local. 

Distanciamento social:

Distanciamento social. Para a maioria dos eventos, é indicado uma margem de 1 metro ou 1 metro e meio de distância entre mesas e cadeiras. Um meio de facilitar isso é já deixar o espaço delimitado por nome ou números, por exemplo, assim o participante já entra e se direciona até o local destinado sem nenhum problema ou transtorno. 

Cuidados com higiene:

Tome todos os cuidados com higiene. Este ponto é fundamental, pois é o que se refere aos banheiros, cozinhas ou lugares em que ocorre um fluxo maior de pessoas e exige um melhor cuidado com questões sanitárias. 

Espaços ao ar livre:

Opte por espaços ao ar livre. Se o seu evento for em um lugar aberto, você já estará um passo à frente. Caso ele esteja em um local fechado, certifique-se de que terá ao menos alguma área ao ar livre para intervalos e momentos de descanso.

Distribuição de álcool em gel 70%: 

Espalhe álcool em gel 70% por todos os cantos do evento. Existem empresas que até disponibilizam frascos pequenos de álcool em gel para o público, assim cada pessoa já fica com o seu frasco e o utiliza durante todo o dia. 

Leia também: [Guia] Planejamento de eventos corporativos.

Pequenos gestos:

Instigue seu público aos pequenos gestos. Abraços, beijo no rosto ou ações parecidas não são recomendados para este momento em que estamos vivendo. Portanto, utilize o gesto do toque com as mãos e espalhe avisos para que as pessoas respeitem o distanciamento social. 

Treinamento de funcionários:

Treine muito bem seus funcionários. Já colocamos este ponto acima, mas é sempre válido reforçar. Qualquer deslize poderá custar caro depois, então garanta que eles estarão preparados para receber cada pessoa com cautela e organização.

Uso de medidor de temperatura:

Use o medidor de temperatura. Esta já é uma prática adotada por muitos estabelecimentos, como mercados, por exemplo.

Diante de todas estas dicas que acabamos de abordar, tanto sobre o planejamento do seu evento quanto dos protocolos de saúde a serem respeitados, duas questões ainda permanecem: 

É seguro realizar os eventos nesta retomada gradual? 

Para a primeira pergunta, o que podemos dizer é: muito se tem discutido sobre este ponto, e ele vem gerando bastante controversa. Há organizações que julgam seguro a realização de certos eventos e também existem outras que ainda consideram cedo esta retomada. Isto vai depender muito da sua estratégia, do seu conteúdo, planejamento, entre outras questões.

Mas, entenda: não há uma regra sobre isso. A verdade é que está sendo estudado formas seguras e cabíveis para que a retomada gradual aconteça e que em um futuro (estima-se que em 2022, com a aceleração da vacina) os eventos possam retornar em sua totalidade.

Online x Presencial? Como decidir? 

Com relação ao online x presencial, é algo também muito particular. Se a sua empresa funciona com os eventos online, ótimo. Agora, se o seu evento possui uma necessidade do público presente, de olho no olho, este é o momento de testar.

Caso queira se adequar ao sistema híbrido, por exemplo, mesclando os eventos online com os presenciais, entenda que esta também é uma ótima possibilidade. Aproveite para ler uma das nossas matérias que tem tudo a ver com este assunto: Como produzir eventos online e impactar o seu público mesmo à distância.

Dica final sobre a organização de eventos e retomada gradual.

Lembre-se: estamos em uma fase de teste. É um período em que as pessoas estão mais cautelosas e receosas no quesito contato físico, dada toda a situação. Mas também é um momento importante para retomar, pois é quando algumas delas querem a troca de experiências que o presencial proporciona.

De uma forma geral, a lição que queremos deixar aqui é para que você arrisque, com cuidado e profissionalismo. Temos certeza que seguindo todos os quesitos que estabelecemos neste texto você terá um evento incrível e sem nenhum problema.

Inclusive, nós da Smartalk somos especialistas em organização de eventos. Contamos com um time de peso para que você possa tirar todas as suas dúvidas quando for realizar o seu evento. Com isso, fica aqui o nosso convite para que você conheça nossos serviços e tenha muito sucesso nesta jornada, converse com os especialistas da Smartalk e saiba como podemos te ajudar a planejar o seu evento.  

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