Ruídos na comunicação: Veja como evitá-los na sua empresa

Ruídos na comunicação podem ser um grande empecilho no alinhamento de processos, no estabelecimento de processos, na compreensão de rotinas e na definição de metas nas empresas. O resultado disso pode ser desastroso a longo prazo.

Especialistas afirmam que o mais importante ativo de uma organização é a equipe de pessoas que trabalham nela. Porém, o resultado obtido pode ser muito abaixo do esperado quando a troca de mensagens entre emissores e receptores não é clara e objetiva o suficiente.

Quer saber mais sobre como eliminar os ruídos na comunicação no seu negócio? 

Confira o artigo de hoje! 

O impacto dos ruídos na comunicação organizacional

Como já mencionamos, as pessoas são o principal ativo de uma organização. Colaboradores qualificados e engajados garantem um atendimento eficiente e de qualidade aos clientes, podem criar novas soluções, descobrem a melhor maneira de resolver problemas e se empenham para alcançar as metas estabelecidas no negócio.

Entretanto, a interação entre as pessoas depende de um elemento-chave: a comunicação. Quando bem-sucedida, há uma compreensão plena do que deve ser feito e como determinada tarefa deve ser realizada. No entanto, se a comunicação não se estabelece da maneira correta, o processo e os resultados poderão ser inúteis. 

Portanto, os ruídos na comunicação organizacional podem comprometer diversas rotinas do ambiente empresarial. Eles podem provocar erros, gerar prejuízos e desgastar relacionamentos — além de afetar negativamente a disposição dos colaboradores e causar apatia, conflitos, descompromisso, crises e até a perda de talentos.

Mas o que são os ruídos na comunicação?

Em suma, ruídos na comunicação são os elementos que impedem que uma mensagem chegue ao destinatário de forma clara e que os objetivos estabelecidos por ela sejam alcançados.

Especialistas da área de comunicação definem esses ruídos como perturbações e falhas que fazem com que a mensagem transmitida não seja entendida corretamente pelo seu destinatário ou receptor.

Esses ruídos acontecem de diferentes formas. Aí vão dois exemplos:

• quando o portador da mensagem usa palavras e termos desconhecidos de sua audiência e não se preocupa em ver se todos compreenderam;
• se o redator de mensagens internas apresenta suas ideias de maneira confusa, sem coerência, o leitor também pode não compreendê-las.

Além desses aspectos, existem também questões emocionais envolvidas. Diferenças no tom de voz podem dar, a uma mesma mensagem, significados completamente distintos. A atitude de um gestor no dia a dia, por exemplo, pode criar um bloqueio que dificulta a compreensão de suas mensagens por parte de sua equipe.  

Como evitar os ruídos na comunicação empresarial

Ruídos na comunicação em empresas são comuns. Erros básicos como e-mails com datas erradas, prazos mal estabelecidos e comunicados mal-feitos podem causar em uma empresa gastos não planejados com ações para corrigir esses deslizes.

Se erros simples causam grandes transtornos, erros mais graves podem ter proporções negativas bem maiores. Uma proposta comercial mal apresentada para um cliente em potencial, por exemplo, pode ser desperdiçada pela não percepção de valor obtida.

Uma apresentação mal-feita provoca uma comunicação ruidosa e os ruídos na comunicação impactam negativamente no valor de um negócio, produto e/ou serviço.

Uma situação corriqueira em empresas é a falta de uma rotina e processos de comunicação para os clientes internos. Uma estratégia de comunicação interna ou um plano de ação bem estruturado pode ser útil para se comunicar diretamente aos colaboradores em relação a mudanças de metas, percursos e rumos de negócio — isso ajuda a não dar margem para especulações e a outros transtornos prejudiciais ao andamento do trabalho.

Apesar dos problemas causados pelos ruídos, a boa notícia é que eles podem ser evitados. Um processo de comunicação claro, objetivo e eficaz pode ser desenvolvido e cumprir as necessidades organizacionais facilmente.

As dicas abaixo destacam os principais aspectos a levar em conta para que a comunicação seja feita e estabelecida sem ruídos. Acompanhe!

A comunicação deve ser intencional

Muitos gestores se preocupam bastante com um planejamento bem elaborado e ideias extraordinárias. Porém, acreditam que a comunicação desses aspectos pode ser realizada naturalmente ou de forma espontânea.

No entanto, essa estratégia não é a mais efetiva. A mesma atenção e consideração dadas ao planejamento devem ser dadas à comunicação. Ela deve ser intencional, fazendo com que cada ação e palavra contribua para alcançar o objetivo proposto.

Processos e rotinas de comunicação

Os processos não são exatamente populares no meio empresarial. Para muitos, eles criam a impressão de que a organização é engessada. No Brasil, onde a espontaneidade é superestimada, pode haver alguma rejeição à implementação deles em áreas de comunicação.

Porém, processos são importantes e podem trazer mais eficiência quando bem estruturados — além de agregar um elemento essencial para qualquer empresa: a transparência.

Formatos de comunicação

Durante muito tempo, as empresas não se preocuparam muito com a forma como seu conteúdo era apresentado. A comunicação interna era baseada em boletins ou e-mails extensos, que dificilmente eram lidos. O mesmo acontecia com treinamentos.

Por outro lado, o extremo cuidado com a forma como uma mensagem é transmitida era vista como superficial ou um artifício para mascarar a falta de relevância.

Nas últimas décadas as pesquisas sobre neurolinguística evoluíram muito e revelaram o quanto a formatação dos textos é essencial para garantir a melhor assimilação do conteúdo.

Uma apresentação atrativa, inovadora e bem elaborada aumenta os índices de compreensão e retenção da informação.

Além disso, a forma como o conteúdo é apresentado também é responsável por um resultado essencial para as empresas: o engajamento.

Seja para envolver o público interno em um projeto ou para criar identificação do cliente com os valores da companhia e conquistar sua preferência, uma apresentação bem elaborada é fundamental para a transmissão correta da mensagem.

Comunicação e relacionamento

E por falar em engajamento, não poderíamos deixar de falar do relacionamento entre uma empresa e seus stakeholders. O sucesso de um negócio ou produto depende do engajamento de colaboradores, parceiros, fornecedores e clientes.

Atualmente, a qualidade não é suficiente para atendê-los. A prova disso é o crescimento do grupo que interage com as empresas em redes sociais, valoriza essa comunicação direta e se torna promotor dessas marcas.

Portanto, uma mensagem cuidadosamente elaborada demonstra que a empresa também valoriza essa relação. Por isso, busque proporcionar conteúdo relevante e atrativo para seu público, tente disponibilizá-lo em diferentes canais e aperfeiçoá-lo de acordo com o retorno e impressões de seu público.

O mesmo vale para os colaboradores, fornecedores e parceiros. As apresentações voltadas para esses grupos e os discursos empresariais precisam sair do lugar comum.

Eles precisam se adequar à tendência do consumerismo: tratar seu público interno da mesma forma que trata o consumidor, estabelecendo um relacionamento de confiança e transformando-os em promotores.

Como vimos ao longo deste texto, os ruídos de comunicação têm um impacto muito negativo nos resultados de uma empresa. Eles podem provocar erros, reduzir a captação de clientes e causar o desengajamento de funcionários. 

A melhor alternativa para solucionar esse problema é implantar processos eficazes e aperfeiçoar as competências individuais nessa área, garantindo a efetividade da mensagem.

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