12 dicas para Preparar uma Apresentação de PowerPoint Profissional

Você sabe preparar uma apresentação de PowerPoint profissional? Todo mundo já criou uma apresentação de ppt em algum momento, seja na empresa ou na faculdade. Mas, poucos, sabem criar uma apresentação que chame verdadeiramente a atenção.

O Powerpoint é a ferramenta mais utilizada, em todo o mundo, seja por profissionais ou estudantes, para a criação de apresentações. Além de ser fácil de usar e ajudar a manter a sequência do discurso, o Powerpoint ainda possui recursos visuais que tornam as apresentações menos cansativas.

Porém, apesar do recurso ainda ser bastante indicado para as apresentações profissionais, é preciso tomar cuidado para não cometer alguns erros e deslizes na hora de criar os slides.

Esses erros, na vida profissional, podem acabar prejudicando a sua reputação, ao passar um ar de despreparo ou mesmo de falta de capacidade e conhecimento.

Nesse tutorial, você vai conhecer 12 dicas para preparar uma apresentação de powerpoint profissional, que envolva, encante e chame a atenção de quem a ver.

Saiba como encaixar os slides com a história que será contada e como evitar deslizes que podem comprometer a apresentação. Confira!

12 dicas para uma apresentação de PowerPoint profissional

1. Planeje a sua apresentação

Para criar uma apresentação de PowerPoint profissional de impacto, que consiga entregar todas as informações que você quer, é muito importante que haja um planejamento e roteirização da apresentação.

O início do planejamento pode ser feito a partir de um simples documento no Word. Nele, anote e organize as suas idéias. 

Com esse documento, será possível entender e estruturar a melhor forma de apresentá-las com os slides.

2. Cuidados na hora de compor seu slide

Algumas questões devem ser observadas na hora de formatar e escrever sua apresentação de Power Point profissional:

• Cuidado na hora que for copiar e colar textos de diversas fontes. Uma simples cópia já não fica muito bem (a não ser que seja justificada como uma citação.)
• Caso utilize citações ou textos externos, uma segunda questão é que os textos podem ficar com a formatação original de onde foram retirados. O que, além de mostrar que não foi você que escreveu, ficará bagunçado e confuso no PPT.
• O layout deve ser o mais simples possível. O foco são as chamadas e principais informações sobre determinado assunto, dar muito destaque à tela pode prejudicar a percepção do conteúdo. Você pode utilizar elementos para decorar o slide de maneira sóbria e equilibrada.
• Muitos detalhes podem distrair seu público. Lembre-se sempre do lema: “menos é mais”. Menos texto, menos elementos, menos cores. Seguindo esse raciocínio, a fonte utilizada também deve ser simples e fácil de ler, além de ter um tamanho adequado para uma leitura confortável.

3. Mantenha o padrão visual em seus slides

Lembre-se que uma apresentação profissional de ppt deve ter características visuais bem definidas. 

Para se ter uma ideia da importância dos aspectos visuais em uma apresentação, 67% das pessoas são persuadidas por apresentações verbais acompanhadas de recursos visuais.

Na hora de montar o seu modelo de apresentação profissional de Powerpoint, não fique trocando as cores ou fontes aleatoriamente.

Se estiver fazendo uma apresentação de uma marca ou empresa específica, escolha as cores da identidade visual dela. 

Também utilize logos ou elementos que caracterizam quem você está representando nesta apresentação.

4. Escolha as cores certas para a sua apresentação de PowerPoint

Ainda no aspecto da identidade visual de uma apresentação profissional, pense muito bem na combinação de cores utilizadas. Nem todas as cores combinam entre si de forma harmônica, transmitindo bom gosto. 

Por exemplo, verde e rosa, juntos, só ficam bonitos na bandeira da Mangueira. Por isso, sempre priorize os contrastes em uma apresentação de PowerPoint

O clássico fundo branco com fonte preta é a melhor combinação, sendo o ideal, inclusive, para a leitura. Mas se você quer fugir do óbvio, observe duas cores que, juntas, não prejudicam a visibilidade do seu slide.

A mesma questão vale para as marcações que você for utilizar. Priorize sempre pelos bons contrastes, tomando cuidado para não usar duas cores extremamente brilhantes juntas.

5. Segurança e simplicidade

Lembre-se: seus slides não podem ter todo o conteúdo que será falado! De outra forma, seria mais prático deixar que todos lessem o que está escrito. 

Para evitar que isto aconteça, as melhores técnicas de apresentação envolvem colocar apenas palavras-chave no conteúdo da sua apresentação. 

E, na hora de apresentar, jamais se limite a apenas ler o que está no slide. Isso passará a sensação de insegurança para quem estiver te ouvindo, além de tornar a apresentação entediante e cansativa.

Você tem problemas para preparar e realizar suas apresentações de PowerPoint

Leandro Lao, Head de Conteúdo da Smartalk, responde perguntas enviadas em nossas redes sociais, dando dicas e insights sobre formas e técnicas de melhorar as suas apresentações. Confira, no vídeo a seguir:

https://youtu.be/JtA3cxco3Po

6. Inclua uma visualização de dados profissional em sua apresentação

Quando se tratam de apresentações profissionais, a audiência tende a ser mais analítica que a média. Este tipo de público estará mais inclinado à visualizar os gráficos e tabelas apresentados no Powerpoint e procurar o significado deles, naquilo que é falado.

Os gráficos são a maneira mais fácil de apresentar dados que ajudem a transmitir uma ideia ou conceito. 

Considere utilizar os gráficos em barra e em linha, para apresentar tendências e estatísticas importantes, que irão reforçar os seus argumentos.

7. Atenha-se à “ideia principal” de sua apresentação de PPT

Em muitas apresentações profissionais, os slides estarão repletos de dados, números e detalhes técnicos. 

Na tentativa de envolver e convencer a audiência, muitos apresentadores incluem todos os dados possíveis e disponíveis, para confirmarem seus argumentos.

O contraponto disso é que, ao final da apresentação, a audiência poderá estar tão sobrecarregada de informações, que certamente terão perdido ao menos alguns dos pontos importantes falados.

Por isso, enquanto apresentador, ao montar seus slides, preocupe-se em deixar tudo muito claro e direto. 

Atenha-se à ideia principal que estiver apresentando, de forma que em nenhum momento da apresentação, a sua audiência não se perca nos dados e detalhes técnicos apresentados.

8. Não tenha medo de ser “direto demais”

Compartilhar grande ideia é uma tarefa que é, sem sombra dúvidas, muito importante e desafiadora. Além disso, igualmente desafiador é saber quando inserir essa “grande ideia” em sua apresentação.

Esse é um problema que, inclusive, afeta muitas performances em pitch de vendas. Pode parecer até absurdo, mas, 85% das interações entre vendedores e clientes não terminam com o básico: O vendedor NÃO pergunta ao cliente se ele quer comprar!

Em uma apresentação profissional, o problema não é diferente. Muitas vezes, várias informações são colocadas, mas a ideia principal, o motivo pelo qual todos estão ali, acaba “passando batido”.

Uma dica valiosa, para quem está em dúvida sobre qual o melhor momento de inserir essa informação na apresentação, é a de colocar a ideia-chave logo no começo da apresentação.

Isso pode até parecer contraditório com o que vemos por aí. Afinal, em livros e filmes, somos carregados em uma jornada, até a conclusão.

Porém, quando se trata de apresentação profissionais, uma técnica valiosa é dar as respostas logo no começo e ir explicando essas conclusões, à medida que os slides avançam.

9. Acrescente histórias próprias em suas apresentações

Apenas reproduzir conteúdo corporativo pode tornar sua apresentação profissional de Powerpoint chata, ao deixar o conteúdo muito formal. 

Para evitar isso, acrescente histórias da sua vida, desde que, claro, estejam conectadas ao ponto principal da apresentação. Procure ilustrar sua apresentação com fatos que aconteceram contigo e que construíram a sua jornada até o ponto atual.

Mas, lembre-se: Não ultrapasse o limite da inconveniência. Mais uma vez, o equilíbrio é a palavra-chave. 

Sua história, por si só, não interessa pra ninguém. Mas sim, um episódio que tenha relação com o que está sendo apresentado. 

Como aquilo foi resolvido através do que que está sendo apresentado? Como lhe deu um insight para a criação de um produto ou empresa? Estas são histórias que vão lhe ajudar a incrementar a apresentação.

Leia também: O que é Storytelling – O Guia COMPLETO para contar histórias impactantes

10. Não se esqueça dos recursos multimídia do PowerPoint

Uma das principais vantagens de usar o PowerPoint em apresentações é poder ter acesso aos recursos multimídia para enriquecer seu trabalho. 

Além de quebrar a monotonia do texto, imagens, vídeos e áudios podem complementar e, até mesmo, explicar melhor do que a sua fala.

Uma dica para verificar o uso das ferramentas do PPT e analisar sua apresentação é utilizar o modo de “Apresentação de Slides”. Isso irá ajudá-lo a ver, em uma única tela, as animações, posição das imagens e textos, como serão vistas pelo público.

Tome cuidado se a sua apresentação for pública: ao pesquisar imagens na Internet para ilustrar seu tema, atente-se para questões de direitos autorais.

Você pode até usar elementos engraçados, se o tema permitir, mas, mais uma vez, preze pelo equilíbrio.

11. Para quem você está falando?

Fique atento ao seu público-alvo. Não adianta você usar termos técnicos de engenharia para pessoas leigas. 

Se for muito necessário utilizar, explique os conceitos de maneira didática. Saiba o que as pessoas que vão te ouvir precisam saber e o que você pode informar a elas.

Se for uma palestra, abra espaço para perguntas. Seja solícito e responda da forma mais simples e completa possível. 

Também tome cuidado para não sair do foco. Isto é mais importante do que a composição do slide.

Não importa o quanto ele seja bom, se ele não for adequado para as pessoas para quem você precisa falar, todo o esforço terá sido em vão.

12. A prática é amiga da perfeição

Esse é um conselho bem conhecido, mas você precisa praticar sua apresentação para fazer com que ela seja bem-sucedida. Uma apresentação bem ensaiada ajudará você a se comunicar com confiança com o público.

Treine muito. Releia seus slides para saber a linha de raciocínio que está seguindo, evitando se perder durante a apresentação. Na hora de falar, cuidado para não atropelar as palavras e nem ter um ritmo excessivamente lento.

Aqui estão algumas dicas de apresentação profissional, para saber como aproveitar ao máximo o seu tempo de preparação:

• Olhe atentamente para seu público. Além de mostrar que está dando atenção para eles, é possível receber um feedback de suas reações e ver se está acertando ou errando.
• Se possível, ensaie na mesma sala em que planeja se apresentar. Isso lhe dará uma sensação de familiaridade na hora de sua apresentação.
• Use as anotações do Powerpoint para manter seus principais pontos em exibição durante a apresentação.
• Use uma câmera ou celular para registrar a perspectiva da audiência, em sua apresentação. Isso lhe dará insight poderosos sobre como você aparece para o seu público.

Bônus: Templates de Apresentação profissional

Mesmo que você saiba exatamente o que deseja dizer, desenvolver os slides de sua apresentação de PowerPoint significa um verdadeiro esforço. Abrir o software e começar com slides em branco é um grande desafio.

O tempo é sempre curto quando se prepara uma apresentação. 

Por isso, ao invés de criar algo a partir do zero, ou usar um tema do próprio Powerpoint (que muitas vezes é limitado), utilizar os modelos profissionais do Powerpoint pode significar um ganho de tempo, qualidade e agilidade.

Pensando nisso, reunimos nossos especialistas e criamos três templates exclusivos, para te ajudar nessa empreitada:

Template de Apresentação Comercial I

Confira este modelo de apresentação comercial totalmente editável, com um design que irá deixar seu cliente deslumbrado com sua proposta. Para baixar, clique AQUI ou na imagem a seguir:

Template de Apresentação de Planejamento Orçamentário

Confira o modelo que criamos junto com a Treasy, para apresentações de planejamento orçamentário de empresas. Para baixar, clique AQUI ou na imagem a seguir:

Template de Planejamento Orçamentário

Template de Apresentação Comercial II

Confira outro template para apresentações comerciais, criado pela Smartalk. Para baixar, clique AQUI ou na imagem a seguir: