Ferramentas de Gestão: Saiba o que são e conheças as principais

As Ferramentas de Gestão auxiliam as empresas no processo de tomada de decisão. A partir delas, é possível a utilização de técnicas conhecidas, que reduzem os riscos e aumentam a assertividade nos negócios.

Administrar uma empresa não é fácil. Gerir equipes, definir estratégias, acompanhar o crescimento do negócio, várias são as atribuições de um gestor.  

A boa notícia é que existem ferramentas de gestão capazes de ajudar esses profissionais a tomarem decisões positivas para a organização.Tratam-se de técnicas capazes de otimizar processos, melhorar produtos e aplicar de forma eficaz os recursos financeiros da empresa.

Independente do tamanho da sua empresa, aplicar as ferramentas de gestão no seu dia a dia contribuirá positivamente para o sucesso do seu negócio. 

Neste artigo, listamos as 10 técnicas mais utilizadas por empresas bem-sucedidas. Dessa forma, você poderá escolher as que mais atendem objetivo do seu negócio e assim ter uma gestão cada vez mais qualificada e organizada. Confira!

O que são ferramentas de gestão de empresas?

Antes de conhecer as principais ferramentas de gestão de empresas, é preciso compreender o seu conceito. 

Conforme mencionamos acima, as ferramentas de gestão são técnicas que ajudam na tomada de decisões das empresas. 

Elas podem ser utilizadas por negócios de diferentes segmentos e tamanhos e permitem que o gestor tenha controle sobre os processos da empresa.

Entre as principais ferramentas de gestão, podemos destacar:

• A Matriz SWOT;
• O Business Model Canvas;
• A Matriz BCG, e;
• O Ciclo PDCA.

Você vai conhecer estas e mais algumas outras ferramentas de gestão de processos empresariais, ao longo deste artigo.

Leia também: Comunicação Empresarial - O que é e qual a sua importância para as corporações

Por que utilizar uma ferramenta de gestão?

Além das vantagens já comentadas acima, as ferramentas de gestão oferecem uma visão mais abrangente do negócio. 

Dessa forma, é possível analisar previamente os pontos negativos de um produto ou serviço, por exemplo. Ainda, é possível criar ações capazes de corrigir os erros para atingir os resultados esperados.

Além disso, as ferramentas de gestão ajudam a coordenar equipes de trabalho de forma mais eficaz, acompanhando, inclusive, o seu desenvolvimento. 

Ao melhorar o fluxo de trabalho, reduz-se o prazo estipulado para a entrega dos serviços e/ou produtos. E isso, é claro, faz com que a marca se destaque em meio a um cenário mercadológico cada vez mais competitivo.

Embora essas sejam as principais vantagens da utilização das ferramentas de gestão, elas não são as únicas. 

Veja a seguir outras vantagens das ferramentas de gestão, que de igual forma, merecem a nossa consideração:

• Reduzir os custos e aumentar a receita;
• Conferir a qualidade dos seus produtos ou serviços;
• Conhecer melhor os clientes atuais e captar novos;
• Otimizar o tempo gasto em cada tarefa, evitando trabalhos repetitivos e desnecessários;
• Aumentar as vendas;
• Evitar riscos e problemas futuros.

As 10 ferramentas de gestão mais utilizadas pelas empresas

Agora que você já conhece as principais vantagens de aplicar as ferramentas de gestão em seu negócio, é hora de conhecer as 10 mais usadas pelas empresas. 

Conheça cada uma delas, a seguir:

1. Matriz SWOT

A Matriz SWOT é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo principal analisar tanto o ambiente interno quanto o ambiente externo de uma empresa.

A sigla desta ferramente se origina do inglês e significa Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças).

Esta é uma ferramenta que ajuda o gestor a corrigir as falhas de uma empresa e a explorar os seus pontos fortes para se tornar ainda mais competitiva no mercado.

Os dois primeiros pontos referem-se ao ambiente interno da empresa (pontos fortes e fracos) e fazem parte do nível estratégico do empreendimento. Portanto, podem ser controlados e melhorados para cumprir as metas da organização.

Já os dois últimos (oportunidades e ameaças) dizem respeito ao ambiente externo e remetem aos obstáculos enfrentados pela empresa. Como obstáculos podemos citar concorrência, variação cambial, preferência dos consumidores e vários outros.

O Sebrae possui uma ferramenta para montar e analisar a Matriz SWOT de seu negócio. Para acessá-la, basta clicar AQUI.

2. Business Model Canvas

O Business Model Canvas é uma ferramenta simples e de fácil utilização. Apesar de ser uma ferramenta muito usada por empresas que estão se lançando no mercado, ela também pode ser utilizada pelas empresas mais experientes. 

Também conhecida como "Quadro de Modelo de Negócios", o Canvas – como é popularmente conhecida - serve para elaborar, testar e aprimorar o modelo de negócios.

Isso porque, na realidade, o Canvas oferece uma visão macro de todo o empreendimento. Dessa forma, ela ajuda o gestor a planejar e determinar as principais áreas da empresa.

Essa ferramenta de gestão é composta por uma tabela com 9 elementos, que ao ser preenchida, oferece uma visão ampla e descritiva do seu modelo de negócios. 

Veja a seguir quais são:

• Segmentos de Clientes: definição de público-alvo e das necessidades dos clientes;
• Proposições de Valor: o que torna a empresa competitiva no mercado em que atua;
• Canais: por quais meios o cliente será prospectado e entrará em contato com a empresa;
• Relacionamento com Clientes: criação e manutenção do vínculo com os consumidores;
• Fontes de Receita: meios de captação de recursos financeiros da empresa;
• Recursos-Chave: criação de valor para o cliente;
• Atividades-Chave: atividades diretamente relacionadas com as proposições de valor;
• Parcerias: Relações estabelecidas com outras empresas ou pessoas com o objetivo de tornar o negócio mais competitivo;
• Estrutura de Custos: mapa descritivo e detalhado dos gastos da empresa.

3. Plano de Negócios

O Plano de Negócios é uma das ferramentas de gestão indispensáveis para o sucesso de uma empresa. 

Essa ferramenta descreve, de maneira estruturada, objetiva e sequencial, os objetivos do projeto. Além disso, ela também oferece o passo a passo para que os mesmos sejam alcançados.

Um Plano de Negócios é essencial para empreendedores que precisam conquistar novos investidores, por diminuir consideravelmente os riscos do projeto. O plano oferece uma visão bem clara de quem estará envolvido com cada atividade.

4. Diagrama de Ishikawa - Espinha de Peixe

Também conhecido como diagrama Espinha de Peixe ou de causa e efeito, o Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta visual muito utilizada para identificar os problemas de uma empresa. 

Ele é composto por uma linha horizontal que representa o problema principal e por ramificações verticais que representam as suas causas e subcausas.

O gráfico possui a aparência de uma espinha de peixe e permite que o gestor encontre a solução para o problema apresentado de maneira muito mais fácil.

5. Matriz BCG

A Matriz BCG é uma das ferramentas de gestão de análises gráficas que permite que o gestor tome as melhores decisões estratégicas para cada produto ou unidade de negócio.

Criada pela empresa Boston Consulting Group (BCG) na década de 1970, a ferramenta continua sendo utilizada até os dias de hoje.

Na realidade a Matriz BCG nada mais é do que uma matriz “2 X 2”, que permite avaliar o portfólio da empresa com base no ciclo de vida de cada produto. Ela leva em conta a taxa de crescimento do produto e a participação do mesmo no mercado. 

Desta forma ela permite medir a vantagem competitiva de cada produto da empresa com relação aos dos seus concorrentes.

A classificação de cada quadrante da matriz é representada por símbolos, confira a seguir:

• Estrelas: produtos que possuem boa taxa de crescimento (vendem bem) e possuem boa participação no mercado (são bem aceitos pelos consumidores).
• Pontos de interrogação: geralmente são produtos recém-lançados e que têm bom potencial de mercado, mas que ainda possuem baixa participação. Por esse motivo, ainda não geram lucro e são colocados em questionamento pelos gestores. Entretanto, cabe a estes estabelecer ações capazes de fazer com que mudem de posição dentro da matriz.
• Vacas leiteiras: representam produtos estáveis no mercado, com baixa taxa de crescimento, porém, com boa participação. Oferecem bons lucros à empresa e requerem baixo investimento, constituindo assim, a base da empresa.
• Abacaxis: esses são os produtos que possuem baixa ou nenhuma perspectiva de mercado. Eles não vendem bem, não oferecem lucros à empresa e tão pouco possuem boa participação. Os “abacaxis” norteiam o gestor pela tomada de decisão de retirar o produto do mercado ou então recuperá-los.

6. 5W2H

O 5W2H é uma das ferramentas de gestão mais adaptáveis do mercado. Ela contém um checklist de atividades a serem realizadas pelos colaboradores de uma empresa. 

Além de oferecer maior clareza na organização das funções, ela ainda possibilita controlar melhor as tarefas e otimizar o tempo gasto na execução de cada uma.

A técnica pode ser usada em várias etapas do negócio. Seus planos de ação são baseados em respostas obtidas a partir de perguntas bem simples, como as abaixo:

5W:

• What? Qual o objetivo do projeto;
• Why? Por que realizar o projeto;
• Where? Onde o projeto será aplicado;
• When? Tempo gasto para a execução do projeto;
• Who? Quem são os envolvidos no projeto (equipe).

2H:

• How? Como será realizado o projeto;
• How Much? Quanto custará o projeto.

7. Six Sigma

A Six Sigma é uma ferramenta de gestão utilizada para analisar o desempenho de uma empresa. Através dela é possível testar e qualificar processos, produtos ou serviços. 

Ela busca a eficiência dos processos da organização, a redução dos desperdícios e a correta aplicação dos recursos em uma determinada tarefa.

Para garantir maior economia e qualidade para o negócio, a Six Sigma possui duas metodologias distintas:

DMAIC

Modelo destinado a melhorar os processos que já existem na empresa. O método possui cinco etapas:

1. Definir: estabelece quais processos, produtos ou serviços precisam de melhorias;
2. Mensurar: avalia os principais aspectos do projeto, seu desempenho e a causa do desperdício;
3. Analisar: propõe ações corretivas;
4. Incrementar: coloca em prática as soluções corretivas propostas no passo anterior, padronizando o trabalho e otimizando o processo;
5. Controlar: verifica os resultados e monitora os processos, através de sistemas de controles.

DMADV

Diferente do primeiro, esse modelo é utilizado em projetos novos, produtos ou serviços ainda não lançados pela empresa. Ele também é dividido em cinco etapas:

1. Definir: estabelecer objetivos seguindo a estratégia da empresa e opinião dos clientes;
2. Mensurar: verificar quais são as chances que os objetivos estabelecidos tenham sucesso. Nessa etapa são usados indicadores de qualidade, como análise de risco e qualidade de produtos e serviços;
3. Analisar: mediante os resultados obtidos na etapa anterior procura-se então por estratégias que oferecem os menores riscos para que o projeto alcance o objetivo desejado;
4. Desenhar (ou detalhar): nessa etapa, a viabilidade do projeto é testada e são criados planos de ação para áreas que precisam de melhorias;
5. Verificar: etapa final, que disponibiliza o produto ou serviço no mercado e acompanha os seus resultados.

8. Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma ferramenta estratégica, que ajuda a qualificar os processos de uma empresa e a corrigir os seus erros. Como o próprio nome sugere, ela é baseada em ciclos, que se repetem até que os processos atinjam um nível mínimo de qualidade esperado.

O Ciclo PDCA pode ser utilizado para várias finalidades em um negócio. Seja para reduzir custos, treinar colaboradores ou qualquer outro objetivo, esse é um excelente recurso. 

Ele é dividido em quatro ações, seguindo as letras que formam a sua sigla, em inglês:

• P (Plan): planejar;
• D (Do): fazer;
• C (Check): checar;
• A (Action): agir.

9. Matriz GUT

A Matriz GUT é uma ferramenta estratégica muito utilizada para estabelecer prioridades. Ela permite que o gestor priorize as tarefas mais importantes para a empresa, definindo quais deverão ser executadas primeiro. 

A Matriz GUT baseia-se em três aspectos:

Gravidade;

Urgência,

Tendência do processo.

Trata-se de uma das ferramentas de gestão mais fáceis de aplicar, ela consiste na estruturação de uma tabela onde o primeiro passo é listar os problemas. 

Em seguida, os problemas são classificados de acordo com uma das três variáveis apresentadas (gravidade, urgência e tendência). 

Cabe salientar que para cada uma delas é atribuída uma nota. No final as notas são multiplicadas e o maior resultado definirá a tarefa prioritária, ou seja, aquela que deve ser executada antes das demais.

10. Modelo OBZ - Orçamento de Base Zero

Já o Modelo OBZ (Orçamento de Base Zero) é uma ferramenta de planejamento orçamentário, que tem como objetivo principal estabelecer o mínimo de recursos financeiros necessários para que a empresa consiga atingir suas metas. 

O Modelo OBZ parte do princípio de que muitas empresas, ao elaborar seu orçamento de forma convencional, consideram que todos os gastos do último exercício serão novamente necessários e que todas as metas de receitas serão alcançadas. O que não é obrigatoriamente uma verdade. 

Isto acaba gerando um orçamento inchado e desalinhado com a estratégia, pois os números não são analisados de forma detalhada e cuidadosa.

Desta forma, a metodologia visa eliminar gastos desnecessários, visando aumentar a receita da empresa.  

Como escolher uma ferramenta de gestão para sua empresa?

Com tantas opções de ferramentas de gestão disponíveis, escolher a mais adequada para a sua empresa não é fácil. 

O processo de escolha pode ser facilitado ao levar em consideração as principais características e necessidades do seu empreendimento. 

Veja a seguir:

• Conheça as necessidades da empresa

Faça um diagnóstico dos principais problemas enfrentados pelas equipes de trabalho e cheque possíveis erros de execução dos processos. 

Liste quais pontos precisam ser melhorados. Somente depois comece a buscar por ferramentas de gestão capazes de solucionar tais problemas.

• Conheça as características de cada ferramenta

Verifique se as ferramentas de gestão escolhidas são adaptáveis às necessidades da empresa. 

Analise se será fácil aplicá-las no dia a dia dos colaboradores. E se será necessário readequar o ambiente de trabalho para que cada etapa seja concluída.

Nesta etapa, considere também quais os esforços serão necessários, para alinhar a equipe ao propósito da nova ferramenta adotada. Considerando, inclusive, a necessidade da realização de treinamentos in company e workshops, para colocar toda a equipe em um mesmo alinhamento.

Não se esqueça dos riscos

Saber exatamente quais são os fatores que impedem que os objetivos do projeto sejam alcançados é essencial na escolha da melhor técnica de gestão para a sua empresa. 

Isso porque essa análise permitirá a eficaz otimização da cadeia operacional do empreendimento através da ferramenta apropriada.

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