PPT: Qual a melhor versão para sua apresentação e como tornar sua abordagem mais profissional?

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Por Marketing

PPT é uma extensão de arquivo para um formato de apresentação usado pelo Microsoft PowerPoint.

Esse importante software de apresentação popular é comumente usado para apresentações de slides educacionais e corporativos. 

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Todas as imagens de texto, som e vídeo usados ​​na apresentação estão contidos no arquivo PPT. 

Os arquivos PPT podem ser visualizados pelo PowerPoint, PowerPoint Viewer ou o pacote de software Open Office.

A importância do PowerPoint nos negócios

A maioria das pessoas usam o PowerPoint em algum momento dentro da sua empresa. 

É bastante fácil aprender as funções básicas do programa para apresentações simples.

Além disso, as informações podem ser facilmente transmitidas por meio de marcadores e imagens em vários slides. 

A maioria das pessoas não se aprofunda na funcionalidade mais ampla do programa.

Contudo, aqueles interessados ​​em gerenciamento de negócios devem examinar tudo o que o PowerPoint tem a oferecer.

O programa útil é frequentemente usado durante reuniões de negócios e propostas para persuadir outras pessoas dos méritos de uma empresa, entre outros usos.

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Portanto, saber como manipular o programa é uma grande vantagem nos negócios. 

Receber um certificado da Microsoft em treinamento em PowerPoint daria a qualquer funcionário a capacidade de criar apresentações atraentes para qualquer ocasião.

Usos comerciais do PowerPoint

As apresentações não são as únicas ferramentas comerciais úteis criadas no PowerPoint. 

O programa pode ser usado para todos os tipos de projetos importantes. 

Por exemplo, o programa também pode ser usado para fazer vídeos para clientes e funcionários. 

Esses vídeos também podem ser carregados no YouTube e distribuídos nas redes sociais. 

VEJA O VÍDEO ABAIXO 👇

Para startups e pequenas empresas, esta é uma maneira simples e econômica de criar conteúdo envolvente para clientes e investidores.

Então, materiais de negócios importantes também podem ser criados neste programa. 

Os guias de estilo de marca costumam ser compostos no PowerPoint porque os usuários podem criar instruções visualmente atraentes para os distribuidores folhearem. 

As apresentações de slides também são perfeitas para feiras comerciais, quando uma empresa deseja atrair a atenção do espectador. 

Fotos ou estatísticas interessantes podem ajudar a trazer clientes em potencial ao estande de uma empresa.

Dica para fazer uma apresentação

O PowerPoint é uma ferramenta persuasiva para as empresas usarem, mas também deve ser gerenciada com sabedoria. 

É fácil para uma reunião de negócios se tornar chata e cheia de fatos muito rapidamente. 

O criador da apresentação de slides do PowerPoint deve ter isso em mente ao transferir informações para o programa. 

Se os slides contiverem muito texto, os visualizadores se distrairão lendo os longos blocos de palavras e pararão de ouvir o palestrante. 

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O Business Insider sugere o uso de imagens para capturar totalmente a atenção do público. 

No geral, o PowerPoint é apenas metade do quebra-cabeça. 

A outra metade é fazer uma apresentação verbal estelar para acompanhar o material. 

É por isso que o treinamento em habilidades de apresentação vai tão bem com uma certificação do PowerPoint. 

O apresentador deve evitar apenas ler os slides e ser capaz de responder adequadamente a todas as perguntas. 

Com o treinamento em PowerPoint e apresentador, os funcionários estarão prontos para enfrentar qualquer reunião de negócios.

Cinco dicas para tornar as apresentações de negócios em PPT mais eficazes

É quase esperado que você use o PowerPoint em apresentações de negócios. 

Ele pode ser usado para adicionar elementos visuais à mensagem e é uma maneira fácil de criar um folheto informativo ou enviar a apresentação por e-mail posteriormente. 

Mas muitas vezes os apresentadores de negócios não são tão eficazes quanto poderiam ser ao fazer uma apresentação do PowerPoint. 

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Aqui estão cinco dicas extraídas de meus programas de treinamento para tornar mais eficaz sua próxima apresentação de negócios em PowerPoint.

1. Comece com a estrutura primeiro

Sempre começo meus workshops sugerindo que os apresentadores planejem suas apresentações no papel antes de se sentarem ao computador. 

Comece definindo o objetivo da apresentação – o que você deseja que o público faça, sinta, entenda ou aja quando terminar. 

A seguir, descreva onde o público está hoje em termos de conhecimento, confiança em você, atitudes e funções na organização. 

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Depois de ter o ponto de partida e o destino, agora você pode planejar a rota que usará para levar o público pela apresentação. 

É exatamente como um GPS faz ao determinar a melhor rota de sua localização até um destino. 

Usar notas adesivas para expor as ideias principais e dados de apoio é uma boa maneira de ver a apresentação inteira de uma vez. 

Agora você pode decidir onde os recursos visuais serão adicionados à sua mensagem e quais devem ser esses recursos visuais. 

Aqui está um vídeo meu explicando a abordagem do GPS em uma sessão ao vivo.

2. Use cores e fontes fáceis de ver

Você não precisa ter experiência em design gráfico para criar slides visualmente atraentes. 

Escolha uma aparência padrão simples para seus slides, de modo que o público tenha consistência visual durante a apresentação. 

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Selecione cores de fundo e de texto que tenham contraste suficiente para que o texto seja fácil de ler. 

Em vez de adivinhar se as cores têm contraste suficiente, verifique as cores com essa  Calculadora de contraste de cores

Para qualquer texto, a pesquisa nos diz que uma fonte sem serifa, como Arial ou Calibri, é mais fácil de ler quando projetada, então use uma dessas fontes. 

Para o tamanho da fonte, depende do tamanho da tela e do tamanho da sala, mas se você usar fontes com tamanho de 24-32 pontos, geralmente, estará seguro.

3. Use recursos visuais em vez de slides de texto

O público não quer que você leia slides cheios de texto para ele – as pesquisas mostram que é a coisa mais irritante que os apresentadores podem fazer. 

Portanto, use recursos visuais em vez de parágrafos de texto:

  • Gráficos para ilustrar dados numéricos;
  • Diagramas para mostrar processos ou fluxos de informações ou bens;
  • Fotos para mostrar uma pessoa, lugar ou objeto;
  • Clipes de mídia para trazer as opiniões de outras pessoas para a sua apresentação. 

Existem muitos outros recursos visuais que você pode usar. 

Se você precisar de um método para criar visuais, use a abordagem HVF em meu livro Select Effective Visuals

4. Pratique e Ensaie

Criar sua apresentação no último minuto não é uma boa ideia porque não permite que você pratique e ensaie. 

Pratique é quando você se senta com sua apresentação e revê mentalmente o que vai dizer e como deseja que o fluxo funcione. 

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A prática não é suficiente, embora muitos apresentadores pensem que é suficiente. 

Você também deve ensaiar sua apresentação ficando de pé e fazendo-a como se fosse real. 

Esta é a única maneira de verificar suas palavras, seu visual e se a mensagem é tão clara quanto você deseja. 

É também a única maneira de realmente verificar o seu tempo para ter certeza de não ultrapassar o tempo alocado. 

Melhor ainda, grave seu ensaio e use essas dicas para aprender o que você pode melhorar ao assistir à gravação.

5. Finalize sua apresentação com as próximas etapas 

A pior maneira de encerrar sua apresentação é com um slide que contém a palavra “Perguntas ???” em grande texto em negrito. 

Este tipo de finalização convida o público a questionar tudo o que você acabou de dizer e não o move o último passo em direção ao objetivo que você definiu para a sua apresentação. 

Termine sua apresentação falando sobre as próximas etapas que deseja que o público execute para usar as informações fornecidas. 

Convide para discutir as próximas etapas se houver tempo, mas termine com uma forte chamada à ação para que o público saiba o que fazer a seguir. 

Sem um apelo à ação, o público provavelmente não fará mais nada e o objetivo da sua apresentação não terá sido alcançado.

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Usando essas cinco dicas, sua próxima apresentação de negócios em PowerPoint será mais eficaz.

Afinal, você fornecerá uma estrutura para sua mensagem e a transmitirá de uma maneira que o público a compreenderá. 

O sucesso de sua apresentação é determinado, principalmente, antes de você se levantar para falar. 

Reserve um tempo para se preparar usando essas ideias e aguarde muitas apresentações de negócios em PowerPoint de sucesso.

Quer saber mais?

Quais são os benefícios do PowerPoint (PPT)?

O Microsoft PowerPoint é um programa fácil de usar e uma ferramenta poderosa para fazer apresentações. 

Pode até ajudar a reduzir a ansiedade ao falar, afastando os olhos do locutor e direcionando-os para uma tela. 

Só não espere que essa tecnologia substitua as habilidades de fala dinâmica e sonora.

#Impacto visual que só um PPT pode fornecer

Tornar sua apresentação mais interessante por meio do uso de multimídia pode ajudar a melhorar o foco do público

Então, o PowerPoint permite que você use imagens, áudio e vídeo para ter um maior impacto visual. 

Essas dicas visuais e de áudio também podem ajudar o apresentador a ser mais improvisado e interativo com o público. 

No entanto, tente não confiar demais nessas fontes, pois sua mensagem pode se perder na confusão.

#Colaboração dentro da apresentação em PPT

O PowerPoint permite que você trabalhe com outras pessoas de forma colaborativa. 

Isso é especialmente útil em ambientes de escritório onde o trabalho em equipe é fundamental. 

Dessa forma, várias pessoas podem colaborar e contribuir para uma apresentação. 

Os comentários podem ser uma ferramenta especialmente benéfica para esclarecimentos durante a apresentação.

#Compartilhamento de conteúdo

Compartilhe sua apresentação do PowerPoint com o mundo. Alguém perdeu sua apresentação? 

Disponibilize-a para que a vejam online em um horário que seja conveniente para eles. 

Você pode carregar sua apresentação em sites como o YouTube com tudo o que consta em seu trabalho, incluindo todos os slides, comentários e transições. 

Tudo que você precisa fazer é ir em “Arquivo”, “Salvar e enviar” e “Criar um vídeo”. 

O arquivo será salvo no formato WMV, que pode ser reproduzido no Windows Media Player e pode ser carregado na maioria dos sites de vídeo.

#Flexibilidade do PPT

O PowerPoint pode ser usado de várias maneiras eficazes para se comunicar com seu público

Os slides são totalmente personalizáveis ​​para atender às suas necessidades. 

Dependendo da sua abordagem, você pode querer uma apresentação com muito texto, muitas imagens ou uma combinação de ambos. 

Apresentações com muito texto geralmente são boas se você estiver dando uma palestra para um grupo dentro de sua empresa e quiser que eles tomem notas. 

Apresentações com muitas imagens podem ajudar a tornar sua apresentação mais coloquial, pois há apenas dicas visuais. 

Então, a combinação das duas abordagens oferece aos ouvintes os benefícios dos recursos visuais e das notas.

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