Como a Tecnologia pode tornar seu Evento mais relevante

Você deve estar curioso para saber por que vamos falar de tecnologia em evento já que é um dos setores que mais colapsaram durante o período da pandemia.

Primeiro, é justamente em momentos de grandes dificuldades que negócios precisam se reinventar e se adaptar.

Logo, o setor de eventos não é diferente e encontramos na tecnologia um verdadeiro aliado para fazer tudo acontecer, talvez até melhor que antes!

Bem-vindo ao nosso guia de tecnologia para eventos 2021. 

Aqui você aprenderá como escolher a tecnologia certa para o seu próximo evento a fim de apoiar os resultados desejados.

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O que é tecnologia de evento?

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Tecnologia de evento é qualquer ferramenta digital que ajuda você a planejar e produzir um evento. 

Alguns exemplos são:

• software de gerenciamento de eventos;
• ferramentas de engajamento;
• plataformas virtuais;
• serviços de streaming;
• aplicativos de eventos móveis.

Por que a tecnologia de eventos é importante

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Em resposta ao COVID-19, a tecnologia de eventos está evoluindo mais rápido do que nunca. Essa rápida evolução tem se mostrado muito benéfica para a indústria de eventos. 

90% dos profissionais de eventos acreditam que a tecnologia pode ter um grande impacto positivo no sucesso de seus eventos. 

Antes dos avanços na tecnologia de eventos, o planejamento de eventos era um processo muito manual. 

Os planejadores de eventos costumavam elaborar a lista de participantes, contato por contato e as promoções de eventos foram limitadas a meios como impressão ou mala direta. 

E antes da tecnologia de eventos virtuais, os organizadores só podiam planejar eventos ao vivo. 

Mas os avanços na análise de dados permitiram aos planejadores de eventos rastrear e medir cada componente de seus eventos. 

A Tecnologia como diferencial da nova realidade

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Da mesma forma, o boom da tecnologia de eventos tornou mais fácil dar vida a ideias de eventos presenciais, híbridos e virtuais.

Hoje, os profissionais de marketing de eventos têm uma variedade de tecnologias para escolher. 

Cada parte das opções de tecnologia para eventos faz sua parte para oferecer suporte a todo o ciclo de vida do evento conforme ele passa de uma fase para a próxima. 

A construção de sites, o aumento de inscrições em eventos e a promoção por email são possíveis graças à tecnologia.

Além disso, a tecnologia de eventos também permite melhorar a experiência do usuário. 

Por meio do uso de plataformas, engajamento de eventos e redes sociais, os participantes podem se conectar uns com os outros. 

Os aplicativos de eventos permitem que os participantes naveguem facilmente pelo evento com recursos como chatbots que fornecem respostas instantâneas às suas perguntas ou mapas para ajudá-los a navegar em grandes centros de convenções. 

A tecnologia de transmissão ao vivo é outro exemplo que permite que os participantes assistam, simultaneamente, de qualquer parte do mundo.

Como escolher a tecnologia de evento certa para o seu negócio

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Ao escolher a tecnologia para o seu evento, é importante manter alguns fundamentos de planejamento em mente. 

Use os objetivos do evento e a visão geral para guiá-lo e ajudá-lo a determinar qual tecnologia de evento realmente servirá a você e aos seus participantes. 

Agora, examinaremos as considerações a serem feitas e as melhores práticas para escolher a tecnologia do evento. 

Considere as metas do seu evento 

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A tecnologia de eventos pode ajudá-lo a atingir seus objetivos, independentemente do tipo de evento que você está planejando. 

Para selecionar a tecnologia certa, você precisa saber exatamente quais são os objetivos do seu evento. 

Por que você está organizando seu evento em primeiro lugar? 

Dê uma olhada no que você está tentando alcançar e encontre a tecnologia que apoia seus objetivos. 

Considere seus objetivos de negócios e quais KPIs de evento irão determinar se seu evento terá um sucesso. 

Pense na estratégia do seu evento e no resultado que você deseja que os participantes adquiram. 

Se você ainda não tem certeza de quais são seus objetivos, aqui estão alguns mais comuns:

• Para aumentar o conhecimento da marca;
• Melhorar as relações cliente / organização;
• Educar;
• Gerar leads qualificados;
• Impulsionar a atividade crescente nas contas-alvo;
• Reter clientes;
• Para impulsionar oportunidades de vendas em contas-alvo.

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Pense sobre o seu tipo de evento 

Existem muitos tipos de eventos diferentes, para escolher a tecnologia certa, você precisará levar em consideração o tipo de evento que está oferecendo. 

Abaixo está uma breve descrição dos tipos de eventos mais comuns. 

1. Cúpulas Virtuais

Uma cúpula virtual é a versão online de uma conferência presencial. Normalmente esses eventos duram de um a três dias, sendo a maioria (57%) eventos de um dia. 

Como nas conferências presenciais, você encontrará palestrantes principais, faixas e tópicos de várias sessões, demonstrações de produtos e patrocinadores. 

Portanto, essas é uma grande oportunidade para angariar novos investidores e ampliar seu networking.

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Com todos os elementos envolvidos em uma conferência virtual, você precisará de uma ampla variedade de tecnologia para executar seu evento. 

Algumas das tecnologias de eventos mais comuns usadas em cúpulas virtuais são plataformas de eventos virtuais, engajamento de público e ferramentas de rede e soluções de streaming ao vivo.

2. Série de conferência virtual

Uma série de conferências virtuais é projetada para fornecer conteúdo ao longo dos dias ou até semanas. 

Esses eventos de grande escala permitem que as marcas se envolvam com os participantes por um longo período de tempo. 

Eles também dão aos participantes a chance de absorver o conteúdo em seu próprio ritmo, evitando o cansaço digital. 

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3. Feiras e exposições virtuais 

Esse tipo de evento online ajuda as empresas a mostrar seus produtos virtualmente. 

Eles podem ser um evento autônomo ou emparelhado com uma cúpula ou série de conferências, permitindo que os participantes descubram novos produtos e soluções e gerem leads para as empresas. 

Ferramentas importantes de tecnologia de eventos para uma feira comercial virtual de sucesso incluem ambientes altamente personalizáveis, funcionalidade de chat, ferramentas para hospedar demonstrações de produtos ao vivo ou sob demanda e, potencialmente, novos sites e e-commerce. 

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4. Oficinas Virtuais 

Oficinas virtuais fornecem educação sobre tópicos específicos para os participantes. 

Geralmente são eventos menores que possuem elementos interativos que permitem aos participantes fazer parte das discussões, bem como fazer networking e interagir com outros profissionais de sua área. 

A tecnologia de eventos, como videoconferência, quadro branco ou ferramentas de brainstorming, recursos para fazer anotações e sistemas de compartilhamento de arquivos, farão um workshop de sucesso. 

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5. Vendas Kickoffs

Sales Kickoffs (SKO) são eventos internos da empresa, normalmente realizados anualmente. 

O objetivo de um SKO é reunir toda a equipe de vendas para falar sobre os objetivos da empresa, as melhores práticas, compartilhar atualizações interessantes de produtos e aprender com os principais executivos. 

Eles são uma ótima maneira de aumentar o moral da empresa e definir o tom para o próximo ano. 

As ferramentas de tecnologia de eventos necessárias para hospedar um SKO de sucesso incluem funções de chat que permitem aos membros da equipe compartilhar ideias, perguntas e respostas para os participantes fazerem perguntas, comunicação bidirecional para treinamento de vendas e interpretação e ferramentas de engajamento do público, como pesquisas. 

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6. Webinars 

Esses eventos virtuais são mais curtos, normalmente não mais do que 1-2 horas de duração. 

Os webinars cobrem tópicos muito específicos e podem ser elaborados para a educação, construção de autoridade da marca e engajamento de clientes potenciais. 

As ferramentas de tecnologia de eventos comuns usadas para webinars incluem uma plataforma de transmissão, funcionalidade de bate-papo para iniciar conversas, pesquisas e perguntas e respostas para uma experiência interativa. 

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7. Eventos Híbridos

Os eventos híbridos combinarão componentes de eventos presenciais e virtuais. Os eventos híbridos estão crescendo em popularidade. 

Na verdade, descobrimos que 97% dos profissionais de marketing de eventos acreditam que veremos mais eventos híbridos em 2021. 

Haverá muitas etapas móveis e digitais, e a tecnologia de eventos desempenhará um grande papel no planejamento e execução dos eventos de empresas. 

Dependendo do tipo de evento, as ferramentas variam de orçamento, registro e ferramentas de sourcing de local, soluções de eventos virtuais para o público online e tecnologia de eventos para auxiliar na transmissão e produção. 

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Considerações ao avaliar a tecnologia de eventos 

O impacto da tecnologia nos objetivos dos eventos é a melhor maneira de se tornar estratégico e relevante. 

Algumas tecnologias são cruciais e os organizadores simplesmente não podem ignorá-las, enquanto outras tecnologias apoiarão objetivos secundários que podem ser soluções “temporárias”. 

Por isso, é importante ter em mente seu planejamento e os recursos que serão necessários para permitir o completo funcionamento e divulgação do seu evento.

1. Foco na inovação 

Na maioria dos casos, os organizadores do evento conhecerão as funções essenciais que uma ferramenta de tecnologia precisa verificar. 

Mas focar no essencial pode levar à perda de novas funções inovadoras. A inovação é mais importante do que nunca, à medida que a indústria começa a se mover para eventos híbridos. 

Antes que os smartphones se tornassem populares, havia o flip phone. 

Os compradores de telefones celulares não estavam procurando um dispositivo que pudesse fazer chamadas, enviar e-mails, navegar na web e armazenar milhares de arquivos de música. 

É claro que, assim que o iPhone foi lançado, tudo isso mudou e os primeiros usuários agora tinham acesso a uma solução de ponta, anos antes dos clientes convencionais. 

Se você quiser ficar à frente da concorrência, encontre o iPhone dos provedores de tecnologia.

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Como você sabe se o seu fornecedor está comprometido com a inovação? 

• Conheça a empresa e as pessoas por trás dela;
• Navegue nas páginas de mídia social e no site principal do fornecedor;
• Leia o blog deles e confira os perfis do LinkedIn da equipe de liderança;
• Leia os anúncios recentes de produtos e oficiais da empresa;
• Pergunte à empresa como eles estão planejando evoluir conforme os eventos híbridos começam a surgir;
• Considere o desempenho passado e os eventos atuais para prever se a empresa está posicionada para inovar. 

2. Prontidão Híbrida 

Não é segredo que o cenário de eventos está mudando e logo você perceberá que os eventos híbridos começarão a ocorrer em 2021.

Escolha uma tecnologia de evento à prova de futuro e que possa evoluir com seus eventos à medida que avançamos para a era híbrida. 

Um dos maiores desafios de se tornar um híbrido será projetar uma experiência para o público-alvo presencial e remoto e garantir que essa experiência seja personalizada. 

A tecnologia de eventos terá um papel importante na fusão desses dois mundos e na entrega de uma grande experiência. 

Procure soluções que podem unir a experiência virtual e presencial. 

O CEO e cofundador da Bizzabo, Eran Ben-Shushan falou diretamente sobre essa ideia:

“Os eventos híbridos precisarão preencher a lacuna entre o público virtual e o presencial. Eles precisarão criar oportunidades para que os participantes participem de experiências compartilhadas. ”

Por exemplo, encontre uma plataforma de evento que se integre perfeitamente a um aplicativo de evento presencial, em vez de ter que construir um aplicativo de evento e plataforma separadamente. 

Isso economizará seu tempo e garantirá uma experiência coesa no evento, independentemente de onde os participantes estão sintonizando. 

3. Fácil de usar 

Uma consideração adicional é a facilidade de uso da tecnologia para os organizadores e participantes do evento. 

Uma plataforma fácil de usar significa que todos os envolvidos devem ser capazes de aprender facilmente a plataforma. 

Por sua vez, você verá um maior ROI e maior eficiência. 

Teste a usabilidade da tecnologia do evento solicitando aos fornecedores uma demonstração ao vivo do produto ou um teste gratuito para garantir que a interface do usuário seja satisfatória. 

4. Experiência ininterrupta do participante 

Sua marca deve ser refletida com precisão na experiência do evento que você cria para seus participantes. 

Qualquer desconexão nessa experiência - da plataforma do evento ao aplicativo móvel do evento e ao check-in no local - corre o risco de parecer pouco profissional e presta um péssimo serviço à sua marca. 

Isso será ainda mais importante quando surgirem eventos híbridos. 

Ao escolher a tecnologia de eventos, esteja ciente de quanta personalização é permitida pela plataforma escolhida. 

Por exemplo:

• A experiência de registro do evento exige que o visitante do site saia do site principal? 
• A agenda e a página inicial podem ser adaptadas à sua marca? 
• A plataforma vem com um aplicativo de eventos? Em caso afirmativo, pode ser rotulado em branco? 

5. Prontidão e Personalização ABM 

Escolha soluções que fornecerão informações sobre a jornada completa do participante. 

Isso deve incluir quais códigos promocionais trazem quais participantes, em que data os participantes se registram para um evento, quão ativamente os participantes estão se conectando, em quais sessões eles se inscrevem, em quais sessões eles avaliam mais alto e outras recomendações interessantes. 

Se você conseguir encontrar uma solução de evento que permita criar e rastrear personas de evento, isso fornecerá a você outro canal de análise. 

O resultado é que você poderá personalizar a experiência do participante e fazer o acompanhamento em linha com uma metodologia de marketing baseada em contas. 

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6. Tecnologia de evento que é feito para a marca

A tecnologia de eventos que você escolhe é uma representação de sua marca. Cada interação com os participantes é uma oportunidade para deixar uma boa impressão. 

De acordo com o G2 , 70% dos profissionais de marketing dizem que uma marca consistente é uma das coisas mais importantes a se ter em mente ao se comunicar com os clientes. 

Além disso, quando pesquisamos profissionais de eventos, descobrimos que 92% concordaram que criar uma experiência de marca consistente é importante em qualquer evento. 

Certifique-se de que qualquer tecnologia de evento que você escolher seja altamente confiável. Pergunte se você pode adicionar seu logotipo e onde podem estar os posicionamentos de logotipo. 

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Verifique se você pode alterar a cor de fundo, adicionar uma imagem ou vídeos de eventos em sua plataforma de eventos, aplicativos e outras ferramentas. 

Outros elementos de design importantes a serem verificados são se você pode selecionar as opções de fonte e a personalização geral oferecida. 

7. Confiabilidade 

O tempo de inatividade é o pior pesadelo de um organizador de eventos. 

Se a transmissão ao vivo do evento ou o site do evento estiver fora do ar (mesmo que por apenas alguns segundos), as pessoas começarão a deixar seu evento ou perder confiança na sua marca. 

Isso pode significar perda de receita, perda de oportunidades, imprensa negativa e participantes frustrados. 

A seleção de tecnologia confiável para eventos é crítica para o sucesso da sua empresa e marca. 

Pergunte aos provedores de tecnologia qual é o plano deles se alguma coisa cair e qual seria o tempo médio de inatividade. 

Certifique-se de falar com clientes de referência e ler comentários online sobre a confiabilidade da plataforma. 

8. Suporte e sucesso do cliente

Além da confiabilidade, você também deve perguntar o que o provedor de tecnologia oferece para suporte e sucesso do cliente. 

O suporte ao cliente se refere aos funcionários que estão disponíveis para solucionar problemas inesperados, pense no suporte técnico. 

Se o registro do evento não estiver mais funcionando, entre em contato com o suporte ao cliente para resolver o problema. 

Ao pesquisar fornecedores de tecnologia de eventos, pergunte a eles que tipo de suporte eles oferecem, por exemplo: 

• O suporte ao cliente é fornecido 24 horas por dia, 7 dias por semana? 
• O suporte é via chat, e-mail ou você terá uma linha direta para ligar se precisar de ajuda? 
• Qual é o tempo médio de resposta em um tíquete de suporte? 

O sucesso do cliente refere-se a um gerente de conta dedicado que estará disponível para mostrar como usar a plataforma e fornecer orientação útil e estratégica. 

Eles serão seus defensores e irão ajudá-lo-ão a alcançar seus objetivos e resultados de eventos desejados.

Embora a maioria dos provedores de tecnologia de eventos ofereçam alguma forma de suporte ao cliente, muitos não oferecem sucesso do cliente. 

Ter os dois aspectos de suporte pode fazer toda a diferença para ajudá-lo a atingir seus objetivos de evento. 

9. Comunicação de Marca nos Eventos

Embora a tecnologia possa promover e facilitar a organização e divulgação do seu evento, outra particularidade muito importante é a comunicação do seu evento.

Utilizando nossa principal ferramenta, o Storytelling, para criar canais de conexão com o seu público.

Então, temos todos os elementos para criar o máximo de impacto para suas apresentações e discursos.

Confira tudo que podemos fazer para aprimorar sua comunicação estratégica, on e offline:

• Apresentações Profissionais;
• Vídeos em Motion e Animações;
• Comunicação Estratégica;
• Conteúdo para Discursos e Pitch de Vendas;
• Planejamento e Conteúdo de Eventos;
• Treinamento para postura oral, Cursos e Workshops.

Como toda organização é formada por pessoas e é direcionada para pessoas, a comunicação deve estar no centro de tudo o que é feito.

Tanto de dentro para dentro, quanto de dentro para fora.

Portanto, nos dias de hoje, em um ambiente corporativo, todos precisam ser capazes de elaborar e transmitir a mensagem certa e da maneira correta.

Criar um novo caminho para difundir sua mensagem… É isso o que a Smartalk faz, e nós provamos: são mais de 80.000 telas criadas para mais de 1.600 clientes em 5 anos.

Tudo isso, para que eles pudessem vender suas ideias, conquistar a audiência, ganhar visibilidade e gerar bons resultados!