Comunicação empresarial: significado, elementos e recursos para melhorar o posicionamento da sua marca

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Por Marketing

A comunicação e expressão empresarial deve ser considerada em toda estratégia de posicionamento de mercado das marcas.

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A palavra “comunicação” vem da palavra latina “communis”, que significa comum. 

Assim, comunicação significa compartilhamento de ideias em comum. O significado de comunicação no dicionário é transmitir ou trocar informações e compartilhar ideias.

É um processo pelo qual duas ou mais pessoas transmitem ou trocam pensamentos e ideias entre si. De acordo com WH Newman e CF Summer, 

“A comunicação é uma troca de fatos, ideias, opiniões ou emoções por duas ou mais pessoas.”

Por meio desse processo, duas ou mais pessoas trocam idéias e entendimentos entre si para obter o efeito desejado no comportamento de outra pessoa.

É um canal de mão dupla para a transmissão de ideias, sentimentos, planos, comandos, instruções, relatórios e sugestões que influenciam a atitude para com os objetivos de uma organização. 

O objetivo do comunicador é transmitir os significados ou ideias sem distorção. O sucesso do líder e da empresa depende da adequação da comunicação.

comunicação e expressão

É responsabilidade dos gerentes estabelecer e manter os canais pelos quais possam transmitir seus próprios pensamentos e políticas aos subordinados, e receber suas reações e um relato de seus problemas.

Louis A. Allen define a comunicação da seguinte maneira:

“A comunicação é a soma total de todas as coisas que uma pessoa faz quando deseja criar entendimento na mente de outra. É uma ponte de significado. Envolve um processo sistemático e contínuo de dizer, ouvir e compreender. ”

Dois aspectos da comunicação e expressão

Primeiro, há algo que é transmitido, como fatos, sentimentos, idéias, etc. Isso implica que deve haver um receptor para que a comunicação ocorra.

Em segundo lugar, a definição enfatiza o elemento de compreensão no processo de comunicação

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Mensagens Memoráveis se constroem com uma Comunicação Eficaz

O compartilhamento do entendimento só seria possível quando a pessoa a quem a mensagem é enviada entende o mesmo sentido em que o remetente da mensagem deseja que ele entenda.

Portanto, a comunicação envolve algo mais do que a mera transmissão da mensagem ou a transmissão e o recebimento físico da mesma. 

A correta interpretação e compreensão da mensagem é importante do ponto de vista da eficiência organizacional. 

A comunicação eficaz, como tal, pode ser a transmissão e o recebimento precisos, e seu correto entendimento.

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“Comunicação é o processo de enviar e receber mensagens. No entanto, a comunicação é eficaz apenas quando a mensagem é compreendida e quando estimula a ação ou encoraja o receptor a pensar de novas maneiras. ”

A comunicação feita entre pessoas para transmitir suas informações pessoais, mensagem ou pensamento é uma comunicação pessoal.

Porém, a troca de informações, fatos e ideias relacionadas aos negócios pode ser denominada como “Comunicação Empresarial”. 

Comunicação Empresarial refere-se à comunicação relativa à atividade empresarial, que significa fornecer bens e serviços aos consumidores com o objetivo de obter lucro.

É um processo através do qual informações, factos, ideias, encomendas, conselhos, decisões, etc. são transmitidos, enviados ou trocados entre / entre as pessoas associadas ao negócio. 

Assim, a comunicação relativa ao comércio, direito, finanças, administração, gestão, etc. de uma empresa pode ser denominada ‘Comunicação Empresarial’.

Do que depende a Comunicação Empresarial?

O sucesso de uma empresa depende muito de uma boa comunicação. 

Afinal, a comunicação eficaz elimina os obstáculos para alcançar o objetivo de uma empresa. 

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Comunicação ineficaz ou falha de comunicação pode causar perda de dinheiro, tempo, energia, oportunidade e até mesmo boa vontade de um negócio.

Nesta era de globalização, toda empresa, grande ou pequena, requer comunicação adequada para sua existência. 

O sucesso de qualquer negócio depende muito de uma comunicação bem-sucedida em diversos aspectos e com adaptabilidade de expressão.

Nesta era de agilidade, complexidade e alta competição, o envio de informações claras e persuasivas sobre o produto ao consumidor final ou investidor, pode representar a sua sobrevivência. 

Elementos da comunicação e expressão

A comunicação empresarial envolve seis elementos básicos. 

  • 1. Mensagem: Este é o assunto que é transmitido ou passado pelo remetente à outra parte ou grupo de pessoas. Isso pode ser opinião, ordem, sugestão, atitude, sentimento, visão, etc;
  • 2. Remetente: Ele / ela é a pessoa que pretende fazer contato para passar informações e entendimento para outra pessoa;
  • 3. Destinatário: A pessoa a quem a mensagem se destina é conhecida como receptor ou comunicador;
  • 4. Canais: As informações são transmitidas por meio de determinados canais (por exemplo, rádio, televisão, telefone, carta, e-mail, etc.). A mídia é selecionada pelo remetente considerando vários fatores;
  • 5. Símbolos: Estas são as palavras, ações e sinais que são transmitidos pelo remetente enquanto se comunica com o destinatário;
  • 6. Feedback: Quando o receptor reconhece a mensagem do remetente e responde a ele / ela, o feedback ocorre. Sem feedback, a comunicação é incompleta.

Características da comunicação e expressão empresarial

A Comunicação Empresarial tem certos recursos ou características que nos permitem distingui-la de outras comunicações.

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Uma comunicação para ser uma comunicação empresarial deve ser:

  • 1. Prático
  • 2. Factual
  • 3. Claro e breve
  • 4. Orientado para o objetivo
  • 5. Persuasivo

1. Prático

A comunicação empresarial eficaz lida com o aspecto prático das informações, explicando por que, como, quando e questões semelhantes. 

Evita informações impraticáveis, imaginárias, desnecessárias ou repetitivas para eliminar a perda de tempo. Ele transmite informações importantes para o receptor.

2. Factual

Em geral, uma mensagem de negócios contém fatos e números no lugar da ideia geral. Data, local, hora, etc. importantes devem ser claramente mencionados em uma comunicação comercial.

3. Claro e breve

A linguagem utilizada na comunicação empresarial deve ser simples, clara, breve e sem ambiguidades. Às vezes, gráficos, fotografias, diagramas, etc. são usados ​​para condensar ou esclarecer as informações.

4. Orientado para o objetivo

Uma comunicação empresarial deve ter um objetivo específico e deve ser planejada adequadamente para que o objetivo seja alcançado.

5. Persuasivo

A comunicação empresarial muitas vezes desempenha um papel persuasivo. Convence um funcionário a cumprir suas funções, um cliente a comprar um produto ou serviço etc.

As características básicas mencionadas acima estão relacionadas à mensagem ou informação da comunicação.

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5 passos para deixar seu discurso impecável e persuasivo

Outras características da comunicação e expressão empresarial

1. Parte Integral do Processo de Gestão

A comunicação engloba as atividades pelas quais as ideias, opiniões e decisões dos gestores são transmitidas aos funcionários de diferentes escalões. 

Também envolve a troca de fatos, sentimentos, sugestões e respostas entre os superiores e subordinados.

A comunicação, dessa forma, coloca as pessoas em ação, orienta e direciona suas atividades, as regula e coordena para o bom desempenho do trabalho

Portanto, um gestor exerce a sua função também por meio da comunicação.

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E os demais cargos gerenciais passam a ser os centros de distribuição dessa comunicação para receber informações de diversas fontes e, então, transmitir aos pontos relevantes.

Assim, a comunicação é parte integrante da função de gestão e, portanto, parte integrante do processo de gestão. 

“A primeira função executiva é desenvolver e manter um sistema de comunicação”. – Chester I. Bernard

2. Tráfego bidirecional

A comunicação não significa apenas seu movimento descendente do superior para os colaboradores, ela implica tanto a transmissão quanto a recepção. 

Portanto, ao transmitir qualquer informação, um gerente deve saber suas reações e respostas. Caso contrário, a tarefa gerencial de orientar e dirigir será ineficaz.

O homem deve, assim, não só falar, informar e ordenar, mas também ser capaz de ouvir, responder e interpretar. 

A comunicação, portanto, envolve tráfego bidirecional dos gerentes para os funcionários e dos funcionários para os gerentes. 

Não está completo a menos que a mensagem tenha sido corretamente entendida pelo receptor e sua resposta seja conhecida pelo remetente.

3. Entendimento mútuo

PROPAGANDA:

O objetivo básico da comunicação empresarial é promover o entendimento entre os indivíduos da organização

É um elemento importante para o estabelecimento de relações humanas. 

Um líder pode liderar e um gerente pode dirigir com eficácia, estabelecendo um entendimento perfeito com os subordinados, pares e superiores na organização.

Quanto maior o grau de compreensão presente na comunicação, maior a possibilidade de a ação humana proceder no sentido de cumprir os objetivos.

4. Pervasivo

O assunto da comunicação empresarial cobre uma ampla gama e se estende a todas as funções: compras, produção, vendas, finanças, recrutamento, salários, dividendos, posição de mercado, inovação, produtividade, etc.

Ele também se move por todos os níveis de gestão – para cima, para baixo e lateralmente. 

A comunicação empresarial é, portanto, considerada uma função abrangente.

5. Continuidade

A comunicação é uma atividade sempre presente e sem ela uma organização não pode existir. 

A comunicação é tão necessária para uma organização quanto a circulação sanguínea em um corpo vivo. 

Portanto, os gerentes devem garantir que a comunicação adequada e suave flua em todas as direções.

A quebra da comunicação resulta em mal-entendidos, criação de atitudes desfavoráveis, hostilidade e conflito. 

Portanto, a comunicação deve ser um processo contínuo e mover-se para cima, para baixo e para os lados para a participação ativa de todos os envolvidos.

6. Específico

Uma comunicação empresarial é geralmente de natureza específica. Isso significa que uma comunicação específica deve tratar de um único assunto de cada vez. 

Isso é necessário para a eficácia da comunicação. A multiplicidade de assuntos em uma comunicação pode criar confusão, o que é perigoso para uma boa administração. 

Deve ser específico quanto à informação que se pretende transmitir ou receber.

7. Resultado, e não causa

Uma comunicação sólida é o resultado de uma gestão competente, não a sua causa. 

A comunicação empresarial é um meio para um fim e atua como uma ferramenta nas mãos dos gestores. 

O manuseio bem-sucedido dessa ferramenta depende da competência dos gerentes. Não é uma atividade independente, mas um ingrediente essencial da função gerencial.

Portanto, uma boa comunicação não produz um bom gerente. 

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Mas um bom gerente quase sempre é um bom comunicador. A concepção errada do processo de gerenciamento geralmente leva a uma comunicação deficiente.

8. Interno e externo

A comunicação empresarial é principalmente interna. 

É, portanto, uma parte da função administrativa e destina-se a aplicar-se aos membros pertencentes a uma organização. 

Pedidos, instruções, sugestões e até edital de convocação da assembleia geral anual de uma empresa são alguns dos exemplos de comunicação interna.

Porém, hoje em dia, muitas comunicações vão além dos horizontes organizacionais e atingem a população externa, excedendo a própria organização (por exemplo, uma propaganda). 

Então, a comunicação empresarial pode, portanto, ser interna e externa.

9. Tipos diferentes

A comunicação empresarial pode ser de diferentes tipos – formal, informal, ascendente, descendente, lateral, escrita, oral, etc.

10. Feedback

Uma comunicação não pode ser concluída a menos e até que um feedback ou resposta do destinatário seja feito. O feedback pode ser escrito, oral ou gestual. 

Às vezes, o mero silêncio também pode constituir um feedback.

Objetivos da Comunicação Empresarial

O principal objetivo da comunicação é dar informações e persuadir pessoas diferentes. Outros objetivos incluem:

  • transmitir sugestões;
  • opiniões;
  • ideias;
  • conselhos;
  • solicitações;
  • transmitir instruções;
  • orientação e aconselhamento; 
  • fornecer treinamento; 
  • dando advertência; 
  • apreciando um bom trabalho; 
  • aumento da moral.

No caso de uma empresa comercial, o objetivo principal da comunicação é a melhoria de suas atividades, o desenvolvimento integral da organização e o sucesso final em sua operação.

1. Fornecendo informações

O objetivo principal da comunicação é tornar os membros de uma organização cientes de seu objetivo e familiarizá-los com todas as informações relevantes. 

Isso ajuda a empresa a alcançar o sucesso por meio de esforços conjuntos de todas as pessoas envolvidas. É um fato que pessoas bem informadas podem ter melhores resultados.

Logo, os gestores devem conhecer em detalhes as condições sociais, políticas, econômicas e outras do local onde a empresa está situada. 

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Informações sobre funcionários, consumidores e concorrentes devem estar ao seu alcance. 

Os colaboradores, da mesma forma, devem estar bem informados sobre seus cargos, atribuições e responsabilidades em particular, e sobre as finalidades e objetivos da organização em geral.

Informações sobre a demanda de um determinado produto, o gosto, o gosto, etc. dos consumidores; disponibilidade de matéria-prima, linha de crédito, mídia publicitária; as últimas regras e regulamentações governamentais, etc. são necessárias para a produção e venda do produto.

As informações podem ser obtidas de registros anteriores, livros, periódicos, jornais, publicações governamentais, seminários, conferências, exposições, tarifas comerciais, etc.

As outras fontes de informação são as câmaras de comércio, questionários estruturados, rádio, televisão, internet, etc.

Quaisquer que sejam as fontes, as informações devem ser confiáveis, precisas, completas e atualizadas.

2. Persuasão

Persuadir significa fazer com que outras pessoas decidam fazer algo, especialmente perguntando-lhes repetidamente ou dizendo-lhes os motivos pelos quais deveriam fazê-lo.

Em outras palavras, influenciar outras pessoas a acreditar ou fazer o que ela quer. Este é um dos objetivos importantes da comunicação.

O vendedor frequentemente influencia o comprador por meio da persuasão de comprar seus produtos, rejeitando a decisão anterior de comprar outros produtos. 

Essa persuasão deve ser planejada de forma que o comprador se torne menos consciente de ser persuadido e, mesmo que se conscientize, deve ser levado a entender que é para seu próprio interesse. 

Na verdade, a persuasão é uma arte que deve ser de natureza sugestiva e não coercitiva.

3. Sugestão de transmissão

A comunicação auxilia na veiculação de sugestões, opiniões e ideias. 

Os trabalhadores que estão realmente engajados no trabalho conhecem melhor as lacunas existentes e podem sugerir aos gerentes as formas de colmatar as lacunas. 

Este é um exemplo de comunicação ascendente. Nos grandes escritórios, são disponibilizadas caixas de sugestões e recebidas ao longo do ano. 

Às vezes, é feita mais comunicação com sugestões de esclarecimento. A interação de sugestões e ideias auxilia no progresso de uma organização.

As sugestões não são da natureza de uma ordem ou conselho e, portanto, nunca são obrigatórias a segui-los. 

Tanto a aceitação quanto a rejeição são possíveis no caso de uma sugestão. 

Alguns executivos, supervisores ou gerentes que têm uma falsa noção de auto dignidade, respeito próprio, posição superior, etc. podem não aceitar uma sugestão, mesmo que seja boa porque vem de um nível inferior. 

Mas os executivos dinâmicos aceitam sugestões construtivas no interesse da organização.

4. Conselhos

Um dos objetivos da comunicação empresarial é aconselhar um indivíduo ou um grupo de pessoas. O gerente orienta os subordinados sobre as formas e meios de melhor desempenho. 

O conselho envolve opinião pessoal e influencia a opinião e a ação da (s) outra (s) pessoa (s) a quem o conselho está sendo dado.

O mundo dos negócios de hoje é muito complexo e ninguém pode ser um especialista em todas as esferas de negócios. 

Assim, um empresário tem que se aconselhar com especialistas em assuntos sobre os quais não está bem informado. 

Por exemplo, ele pode precisar de aconselhamento sobre serviços bancários, seguros, bolsa de valores, regras tributárias, procedimentos legais, etc.

Dentro da empresa, os gerentes, supervisores e executivos podem aconselhar uns aos outros (um caso de comunicação horizontal) e aos subordinados (comunicação descendente) .

5. Motivação

A comunicação é feita para inspirar, motivar e criar um sentimento de lealdade entre os colaboradores.

Por meio da comunicação, seu moral aumenta e isso leva a um melhor desempenho. 

A comunicação regular é necessária para motivar os colaboradores e incutir neles uma atitude positiva em relação ao trabalho e uma relação saudável com os gestores. 

Isso, em última análise, aumenta a eficiência gerencial.

Motivar alguém significa inspirar, mas não forçá-lo a fazer algo. Um trabalhador motivado é um ativo de qualquer organização. 

Quanto maior a motivação, menor é o custo da supervisão, pois um trabalhador motivado nunca se descuida de suas funções.

Os fatores motivadores incluem incentivos monetários, segurança no emprego, satisfação no trabalho, bom ambiente de trabalho, participação na tomada de decisões, fixação de metas, etc.

O dinheiro funciona como um bom motivador. Um trabalhador faz horas extras quando recebe um salário extra. 

A segurança no trabalho motiva o funcionário a se dedicar de todo o coração ao trabalho.

Se um funcionário está satisfeito com o trabalho, sente prazer em executá-lo. Um bom ambiente de trabalho o atrai para trabalhar em cooperação com outros membros. 

A participação dos trabalhadores na tomada de decisões lhes dá a sensação de serem parte integrante da organização. 

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A fixação da meta de produção, meta de vendas, etc. de uma organização ajuda os trabalhadores a trabalharem juntos para atingir a meta. 

Assim, diferentes fatores de motivação contribuem para alcançar a excelência de desempenho de uma organização.

6. Treinamento

Para atender às necessidades de uma organização, os funcionários seniores podem precisar ser treinados para atualizá-los sobre os novos desenvolvimentos tecnológicos.

Sendo assim, eles irão se ajustar às mudanças no ambiente de trabalho ou nas demandas de trabalho. 

Os novos funcionários também podem exigir treinamento no estágio inicial para lidar com os métodos, técnicas e sistemas de trabalho da organização.

Então, a comunicação é a chave para todos esses tipos de treinamento. 

Essa comunicação pode ser feita por meio de aulas em sala de aula, palestras, seminários, minicursos, conferências, passeios educacionais, exibições de filmes, etc.

7. Instrução, orientação e aconselhamento profissional

Um dos objetivos da comunicação empresarial é administrar os funcionários por meio da transmissão de instruções, orientação e aconselhamento. 

O objetivo básico dessa assistência é manter os funcionários fisicamente aptos e mentalmente alertas para que possam trabalhar de todo o coração pelo bem-estar da organização.

8. Advertindo e apreciando o bom trabalho com uso da comunicação e expressão

É muito necessário valorizar um bom trabalhador. Isso o encorajará a se empenhar por um melhor desempenho e maior envolvimento. 

Portanto, conscientiza o funcionário sobre suas responsabilidades. 

Por outro lado, também é necessário alertar os funcionários que tendem a ser disciplinados, irresponsáveis ​​e improdutivos ou que criam distúrbios. 

Então, tem o objetivo tanto de agradecimento quanto de advertência pode ser alcançado por meio de comunicação oral ou escrita.

9. Utilização de recursos da comunicação e expressão

A comunicação verifica o desperdício de recursos da organização e auxilia na sua melhor utilização. 

A falta de conhecimento ou a falta de orientação adequada no tempo pode causar o desperdício ou o uso indevido. 

A comunicação ajuda a preencher a lacuna de conhecimento por meio de instruções, conselhos, etc. e o desperdício ou uso indevido de recursos é minimizado. 

Não apenas os recursos materiais, mas também os recursos financeiros, recursos humanos e outros recursos são utilizados de forma adequada por meio da comunicação.

10. Eficiência de gestão utilizando a comunicação e expressão interna

Um dos objetivos da comunicação e expressão empresarial é aumentar a eficiência da gestão. 

Então, se houver uma boa rede de comunicação (formal e informal), a organização pode ser gerenciada de forma eficiente e eficaz.

Etapas da comunicação e expressão empresarial

O processo ou etapas de comunicação envolve uma série de ações e operações realizadas para o cumprimento de um determinado fim ou objetivo.

Portanto, o processo básico de comunicação e expressão envolve as seguintes etapas:

  • Esclarecer a ideia ou problema;
  • Obter participação no desenvolvimento de uma solução para o problema;
  • Transmitir a ideia ou decisão;
  • Motivar os outros a tomarem as medidas acordadas;
  • Medir a eficácia da comunicação.

O processo de comunicação pode ser melhor expresso pelos cinco populares WHs de Laswell: “quem” diz “O que” em “Qual canal” para “Quem” com “Que objetivo”?

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