Reunião de negócios: o que fazer para fechar boas oportunidades?

Geralmente, uma reunião de negócios não evoca sensações positivas. Mesmo quando o objetivo é alcançado, o evento costuma ser cansativo e maçante, com exposições verbais prolixas e pouco focadas em um resultado final.

A postura dos participantes pode tornar a situação ainda mais complicada. Dificuldades para chegar a um consenso tornam a negociação dura e o ambiente tenso. Para muitos gestores, a sala de reuniões pode ser comparada a um verdadeiro campo de batalha.

É possível ter um cenário diferente?

Felizmente, sim. E você não precisa contar apenas com a sorte para transformar esse evento em um campo de boas oportunidades de negócios. Com planejamento e preparação, sua reunião pode se transformar na ocasião perfeita para impressionar clientes e parceiros, levando à concretização dos seus objetivos.

Veja como fazer isso!

Como transformar o ambiente de uma reunião de negócios

Uma reunião de negócios não precisa ser uma batalha. Não importa se você vai negociar com parceiros, fornecedores, clientes, vendedores ou outros colaboradores — o primeiro segredo é ter um objetivo claro em mente.

Outras questões importantes são:

• analise se a reunião é realmente necessária para não deslocar pessoas e ocupar tempo com tópicos que poderiam ser expostos com outros meios, como e-mail ou videoconferência;
• convide participantes que possam decidir imediatamente, para não correr o risco de falar com quem não tem autonomia para fechar um contrato;
• escolha os dias e horários mais adequados para ter os participantes engajados. Agende também pensando em outros objetivos, como evitar reuniões muito longas ou ter tempo suficiente para discutir todos os tópicos com os interlocutores;
• estabeleça um limite de término, para não permanecer horas em reunião. Se você acha difícil ser tão objetivo, experimente trocar a sua fala e os bullet points por vídeos ou apresentações prontas, que já têm um tempo definido.

Ao perceber que o encontro é realmente necessário e tomou todos esses cuidados com os convites e agendamento, agora é hora de se preparar para o evento.

Como fazer uma boa apresentação na reunião de negócios

Mais do que uma reunião de negócios, seu encontro com os outros participantes precisa ser lembrado e relembrado. Ao contrário do que muitos pensam, neste momento não estão presentes apenas seu cliente e você.

Na verdade, quando o interlocutor entra em uma sala de reuniões, ele traz outros participantes em sua mente. Pense nas seguintes situações:

• A sua reunião é com um possível cliente, ele está ali para comparar a sua proposta comercial com a dos seus concorrentes;
• O objetivo do encontro é convencer um talento a fazer parte do seu quadro de colaboradores, ele está considerando também as ofertas que recebeu de outros empregadores;
• Se a sua reunião for com um possível investidor, saiba que ele quer ver se a sua empresa oferece diferenciais que a classificam como um retorno certeiro.

Uma reunião de negócios é uma grande oportunidade para impressionar os envolvidos e mostrar que o que você tem a propor é a melhor opção.

Uma boa forma de fazer isso é levar informações importantes em um formato atrativo. Isso vai auxiliá-lo na obtenção de seus objetivos, como fechar novas parcerias, engajar e convencer clientes sobre as escolhas deles e garantir novos fornecedores, por exemplo.

Conquistando a atenção em uma reunião de negócios

Há dois segredos essenciais: conteúdo e apresentação!

Quando se fala em conteúdo, a chave para despertar a atenção dos seus interlocutores é abordar as necessidades deles. Antes mesmo de começar a sua exposição, pense em como os seus objetivos podem ajudá-los a alcançar os objetivos deles.

Porém, além do conteúdo relevante, é preciso se preocupar com a forma de apresentação. A mente humana rejeita o que ela não entende, criando uma barreira que pode levá-lo a não alcançar seu objetivo.

Para tornar os conceitos concretos e simples, recorra a recursos audiovisuais. Utilize apresentações, vídeos, Motion Graphics e outros formatos que façam o interlocutor entender a proposta em profundidade.

Utilize esses meios para fazê-los compreender o processo e suas consequências, do início ao fim. Quanto mais você conseguir transformar ideias abstratas em eventos concretos, maiores são as suas chances de impactar o interlocutor e conduzi-lo à ação desejada.

Conteúdo + design e formatação: são os aspectos essenciais para comunicar suas ideias de negócios com precisão e entusiasmo, conquistar a atenção e engajamento do seu público de interesse.

Dicas para uma reunião de negócios de sucesso

Fizemos uma seleção de dicas para tornar a sua abordagem certeira. Confira!

• Promova a interação: use recursos como estudos de caso ou storytelling para estimular os interlocutores a participarem ativamente, despertando a atenção e evitando o tédio;
• Gamificação: antes do início de uma reunião com colaboradores, propor atividades para aliviar a tensão e engajá-los para todo o decorrer do evento são bem vistas. Jogos, atividades lúdicas e coisas do tipo podem favorecer isso;
• Não aja como adversário: mostre que você não está ali para fazer sua empresa ganhar enquanto o outro perde. Demonstre que vocês praticam a mentalidade do ganha-ganha;
• Explore gatilhos mentais: certas ideias impulsionam a tomada de decisão, como a escassez, urgência, novidade e prova social. Insira-as sutilmente nas suas apresentações.;
• Use técnicas de fechamento: não fique esperando a iniciativa do seu interlocutor. Para finalizar a reunião, relembre os principais pontos discutidos, mostrando como o fechamento do negócio é uma boa opção e finalmente faça o convite à ação.

A reunião de negócios pode iniciar longas parcerias de sucesso. Conteúdo relevante, quando apresentado de forma atrativa, é o segredo para chamar a atenção de todos os envolvidos, transmitir corretamente a mensagem desejada, impactá-los com a sua proposta e levá-los a decisão.

Quer saber como transmitir suas ideias de forma impressionante para alcançar esses resultados? Confira nosso guia para uma apresentação de impacto e melhore sua performance em uma reunião de negócios. Faça o download e aproveite.